Effectuer ses déclarations à l'Urssaf

À jour en Septembre 2017

Écrit par les experts Ooreka
Effectuer ses déclarations à l'Urssaf

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Déclarer un salarié, ou encore déclarer et payer ses cotisations sociales, peut être un parcours du combattant pour s'y retrouver. Les Unions de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d'allocations familiales (Urssaf) se chargent de ces formalités.

Vous trouverez dans cette fiche pratique comment effectuer ses déclarations à l'Urssaf.

Zoom sur l'Urssaf

Les Unions de recouvrement des cotisations de Sécurité sociales et d'allocations familiales (Urssaf) constituent un réseau d'organismes privés avec une mission de service public : collecter notamment les cotisations sociales salariales et patronales destinées à financer le régime général de la Sécurité sociale et d'autres organismes comme l'assurance chômage.

Afin de vous permettre d'avoir un aperçu de votre situation et de vos déclarations à effectuer, l'Urssaf a mis en place une adhésion à de multiples services en ligne gratuits. Pour y accéder, connectez-vous à votre espace sur le site de l'Urssaf.

1 Déclarez l'embauche d'un nouveau salarié à l'Urssaf

La déclaration préalable à l'embauche concerne toute embauche de salarié relevant du régime général de la Sécurité sociale pour les entreprises et les associations.

Bon à savoir : certaines catégories de personnel sont exonérées de déclaration préalable à l'embauche, à savoir les stagiaires, les bénévoles, les volontaires du service civique.

Effectuez la déclaration préalable à l'embauche 8 jours avant l'embauche

Lorsque vous embauchez un nouveau salarié, vous avez l'obligation d'effectuer une déclaration préalable à l'Urssaf 8 jours avant son embauche. Soyez vigilant car, si vous ne respectez pas ce délai, vous vous exposez à 3 types de sanctions :

  • des sanctions civiles – une régularisation par l'Urssaf des cotisations de Sécurité sociale éludées du fait de l'absence de déclaration ;
  • des sanctions administratives (articles L. 1221-11R .1227-1 et R. 1227-7 du Code du travail) – une pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti (il était de 3,52 € en 2016) ;
  • des sanctions pénales (article L. 8221-5 du Code du travail) – l'absence intentionnelle de déclaration préalable constitue un délit de travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié, avec condamnation par le tribunal correctionnel à une peine cumulative de 45 000 € d'amende et 3 ans d'emprisonnement si vous êtes une personne physique, et 225 000 € d'amende et un placement sous surveillance judiciaire si vous êtes une personne morale.

Informez l'Urssaf de la future embauche

Effectuez cette déclaration en ligne, pour plus de rapidité, sur le site de l'Urssaf ou sur le site www.net-entreprises.fr en créant votre espace de connexion. Suivez les instructions en ligne. Vous recevrez un accusé de réception en ligne.

Vous pouvez également faire une déclaration préalable à l'embauche en imprimant le formulaire Cerfa n° 14738 et en le renvoyant complété et signé par courrier à l'Urssaf de rattachement du lieu de votre entreprise.

À noter : il n'est pas possible de se procurer directement le formulaire Cerfa auprès de l'Urssaf. Vous devez l'imprimer et le renvoyer par courrier.

2 Effectuez vos déclarations sociales auprès de l'Urssaf

La déclaration sociale nominative (DSN), dans sa phase de finalisation (phase 3), est obligatoire depuis le 1er avril 2017 pour tous les employeurs, à l'exception des particuliers employeurs qui utilisent le chèque emploi service universel (CESU) ou emploient une assistante maternelle.

Tous les mois, à l'issue de la paie, l'employeur transmet les données sociales nominatives des salariés par cet unique document.

La DSN remplace les différentes déclarations sociales effectuées auparavant par les employeurs :

  • le bordereau récapitulatif des cotisations (BRC) ;
  • la déclaration unifiée des cotisations sociales (DUCS) ;
  • la déclaration annuelle des données sociales (DADS) ;
  • le tableau récapitulatif (TR) en cas de régularisation de cotisations.

Les entreprises qui passent en DSN phase 3 à partir de la paie de mars ont la possibilité de transmettre des DSN rétroactives pour les paies de janvier et février afin de bénéficier de la substitution de la DADSU dès janvier 2018.

À noter : la DSN phase 2 n'est plus disponible depuis le 18 avril 2017.  

Transmettez la DSN à l'Urssaf

En tant qu'employeur, vous versez une rémunération à vos salariés qui sert de base au calcul des cotisations et contributions sociales dues à l'Urssaf. Vous devez déclarer et payer vos cotisations et contributions sociales à l'Urssaf du lieu d'activité de chacun de vos établissements.

Afin d'éviter le paiement à plusieurs Urssaf, les établissements de plus de 2 000 salariés adhèrent obligatoirement au versement à lieu unique. Pour les entreprises de moins de 2 000 salariés l'adhésion est facultative : vous pouvez effectuer chaque mois une DSN pour chacun de vos établissements. Ces déclarations sont ensuite adressées à l'Urssaf de liaison pour un paiement global.

À noter : suite au décret n° 2017-858 du 9 mai 2017, le seuil pour le versement en lieu unique est abaissé à 1 000 salariés au 1er janvier 2018, à 500 salariés au 1er janvier 2019 et à 250 salariés au 1er janvier 2020.

Bon à savoir : pour plus d'informations sur le versement à lieu unique, adressez-vous au 36, rue de Valmy, 93108 Montreuil Cedex (tél. : 01 77 93 66 60 ; courriel : vlu.urssaf@acoss.fr).

La déclaration sociale nominative s'effectue mensuellement, le 5 ou le 15 du mois suivant la période d'emploi, sur le site net-entreprises.fr, selon les instructions en ligne.

La date de déclaration et de paiement des cotisations varie en fonction de l'effectif salarié de l'entreprise et de la date à laquelle les salaires y sont versés. Renseignez-vous auprès de votre Urssaf de rattachement.

Bon à savoir : si vous êtes un employeur étranger (n'ayant pas d'établissement en France), l'embauche d'un salarié en France le fait soumettre obligatoirement au régime français de Sécurité sociale, et vous devez verser des cotisations ; renseignez-vous au Centre national des firmes étrangères (CNFE) – Urssaf. Tél. : (00 33) 0810 09 26 33 ; courriel : cnfe.strasbourg@urssaf.fr

Récupérez vos attestations en ligne

L'adhésion sur le site net-entreprises.fr ou aux services en ligne de l'Urssaf est gratuite. Elle vous permet de retrouver les attestations de vos déclarations sociales effectuées auprès de l'Urssaf dans votre espace sécurisé pour les consulter et les imprimer.

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