Déclarer un salarié

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en octobre 2020

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Déclarer un salarié

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Lors de l'embauche d'un nouveau salarié, vous devez effectuer un certain nombre de formalités. Il est notamment nécessaire de déclarer le salarié auprès des organismes chargés de recouvrer les cotisations sociales. Voici comment procéder.

Zoom sur la déclaration d’un salarié

Délais pour déclarer un salarié

Vous devez, en principe, déclarer votre salarié avant son embauche donc avant qu'il ne commence à travailler.

Il est toutefois toléré que vous disposiez d'un délai supplémentaire de 8 à 30 jours suivant l'embauche pour effectuer cette formalité, notamment si certains éléments nécessaires pour remplir la déclaration ne sont pas à votre disposition le jour de l'embauche (par exemple la date de naissance du salarié ou son numéro de sécurité sociale).

La déclaration du salarié ne peut se faire au plus tôt que 8 jours avant l'embauche.

Qui doit déclarer le salarié ?

C'est à l'employeur de déclarer le salarié.

Pour certains employeurs, il n'est pas nécessaire d'effectuer une déclaration du salarié car cette formalité est intégrée à un dispositif particulier. C'est le cas pour :

  • les entreprises adhérentes au Titre emploi service entreprise (TESE) ;
  • les entreprises adhérentes au Titre firme étrangère (TFE) ;
  • les entreprises adhérentes au Chèque emploi associatif (CEA) ;
  • les particuliers employeurs adhérents au Chèque emploi service (CESU).

1. Remplissez le formulaire de déclaration préalable à l'embauche

Il suffit de remplir un formulaire unique appelé déclaration préalable à l’embauche (DPAE).

Ce formulaire réunit 6 déclarations en une :

  • la déclaration d'une première embauche dans un établissement ;
  • la demande d'immatriculation d'un salarié au régime général de la Sécurité sociale ;
  • la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage ;
  • la demande d'adhésion à un service de santé au travail ;
  • la déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire ;
  • la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration sociale nominative (DSN).

Vous pouvez :

  • soit télécharger le formulaire Cerfa 14738 ou en allant le retirer dans le centre Urssaf dont vous dépendez, et l'adresser par courrier recommandé avec accusé de réception à votre Urssaf ;
  • soit effectuer la formalité en ligne :

2. Conservez la déclaration

  • Si vous avez envoyé votre déclaration par courrier : dans les 5 jours ouvrables suivant celui de la réception du formulaire de déclaration. L'Urssaf vous adressera un document accusant réception de votre déclaration et mentionnant les informations enregistrées, à conserver.
  • Si vous avez rempli le formulaire sur net-entreprise.fr : vous recevrez l'accusé de réception de votre déclaration immédiatement après l'avoir enregistrée en ligne, c’est ce document qu’il faut conserver directement.

3. Remettez un exemplaire de la déclaration à l'embauche au salarié

Lors de l’embauche du salarié, vous devez lui fournir une copie de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ou de l’accusé de réception de la déclaration (Urssaf ou caisse de MSA pour les salariés agricoles).

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