Formalités embauche

Écrit par les experts Ooreka

Pour l'employeur, chaque embauche de salarié s'accompagne de formalités administratives souvent obligatoires sous peine de sanctions.

L'embauche d'un salarié est conclue par un contrat de travail. L'employeur doit au même moment réaliser un certain nombre de formalités administratives et juridiques en temps et en heure : les retards et/ou omissions peuvent avoir des conséquences néfastes pour lui, notamment des sanctions pénales et/ou administratives (refus d'aides et d'exonérations diverses de charges sociales, voire remboursement de toutes les sommes prises par l'employeur à ces occasions).

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Formalités d'embauche : variables selon les circonstances

La nature et le nombre des formalités d'embauche d'un salarié varient selon certains critères.

Chaque embauche de salarié donne lieu à des formalités.

Formalités d'embauche : pas toujours les mêmes

Le nombre et la nature des formalités d'embauche peuvent varier et sont conditionnés par :

  • le nombre de salariés que compte l'entreprise : plus l'effectif est important plus il y a de formalités à accomplir ;
  • la nature du contrat de travail conclu : certains contrats de travail nécessitent des formalités particulières ;
  • le rang occupé par l'embauche : la 1re embauche conférant la qualité d'employeur multiplie les formalités (immatriculations/déclarations).

Organismes et formalités d'embauche de l'employeur

Les formalités sont réalisées en direction :

  • de l'URSSAF (éventuellement la MSA) ;
  • de la Sécurité sociale ;
  • de Pôle emploi ;
  • des caisses de retraite complémentaire ;
  • de l'administration du travail ;
  • du salarié lui-même.

Formalités d'embauche : synthèse

Voici un tableau synthétique des différents types de formalité d'embauche à accomplir :

FORMALITÉS D'EMBAUCHE

FORMALITÉS D'EMBAUCHE PROPRES À TOUTE EMBAUCHE

DÉCLARATION PRÉALABLE À L'EMBAUCHE (DPAE) : remplace la déclaration unique d'embauche

1) Toute embauche de salarié doit nécessairement être déclarée, quelle que soit l'activité de l'employeur, sa forme juridique, la taille de l'entreprise, etc. Même si l'employeur est un simple particulier.

La DPAE est une formalité préalable obligatoire avant toute embauche (sauf cas particulier des dispositifs simplifiés).

  • Elle permet de faire en une seule fois et auprès d'un seul interlocuteur les diverses déclarations liées à l'embauche d'un salarié.
  • Elle ouvre tous les droits sociaux du salarié, et permet à l'employeur d'être couvert pour le risque professionnel (accident de travail).
  • L'employeur n'a qu'un seul interlocuteur pour ces déclarations : l'URSSAF pour les salariés relevant du régime général de sécurité sociale, et la MSA dans le secteur agricole.
  • La DPAE doit être effectuée au plus tôt 8 jours avant l'embauche, et de toute façon avant la mise au travail.

Attention :

  • La déclaration est obligatoire même pour une période d'essai qui ne débouchera pas sur une embauche.
  • La DPAE est attachée à l'embauche elle-même et doit intervenir à chaque embauche. Elle est donc attachée au phénomène de l'embauche et non au salarié lui-même. Conséquence : il faudra réaliser chaque fois la formalité de la DPAE même si le salarié est recruté à plusieurs reprises par le même employeur.
  • Tout salarié peut se renseigner pour savoir si son employeur a bien procédé aux formalités de déclaration préalable pour son embauche.
  • Les libertés éventuelles prises par un employeur avec cette formalité obligatoire constituent une infraction pénale.

2) La DPAE est une procédure simplifiée qui permet d'effectuer 6 formalités obligatoires d'embauche en une seule fois, auprès d'un seul organisme destinataire :

  • déclaration préalable à l'embauche et nominative du salarié recruté ;
  • immatriculation du salarié aux organismes de protection sociale lorsqu'il s'agit de son premier emploi (immatriculation au régime général ou à la MSA) ;
  • déclaration de première embauche pour un établissement (l'employeur est alors immatriculé en cette qualité) ;
  • demande d'affiliation au régime obligatoire d'assurance chômage ;
  • demande d'adhésion à un service de médecine du travail ;
  • demande pour la réalisation de la visite médicale d'embauche.

3) La DPAE :

  • permet au salarié de bénéficier de tous ses droits sociaux, notamment de couverture sociale (maladie, maternité, accident du travail, etc.) ;
  • fixe le point de départ du risque professionnel en entreprise et couvre de ce fait l'employeur pour le risque accident de travail ;
  • met l'employeur en situation de pouvoir prétendre aux diverses exonérations et aux aides attachées éventuellement à l'embauche qu'il vient d'effectuer ;
  • régularise le recrutement sur tous les organismes intéressés et évite ainsi le risque de délit de travail dissimulé ;
  • contribue au pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

4) Attention :

  • Depuis le 1er octobre 2014, tous les employeurs de droit privé autres que les simples particuliers, qui ont procédé à plus de 50 DPAE l'année précédant celle de l'embauche en cours, ont l'obligation de faire leurs DPAE par voie électronique. L'URSSAF met à la disposition de tous les employeurs un espace Internet sécurisé qui leur permet de faire ces déclarations en ligne.
  • Les employeurs qui ne sont pas tenus par cette obligation de déclaration électronique peuvent encore faire leur déclaration avec le formulaire CERFA 14738*01. Il sera envoyé à l'organisme intéressé (URSSAFF ou MSA) soit par courriel, soit par lettre recommandée avec demande d'accusé de réception.
  • L'URSSAF et/ou la MSA adresse à l'employeur un récépissé dans les 5 jours qui suivent la déclaration. Il indique toutes les mentions enregistrées. Une copie de cette déclaration ou de l'accusé de déclaration doit être remise au salarié.

À noter : l'obligation de remettre une copie de la déclaration au salarié est réputée accomplie si l'organisme destinataire de la déclaration est indiqué par écrit dans le contrat de travail.

5) Les mentions à inscrire obligatoirement dans la DPAE :

  • dénomination sociale de l'entreprise ou nom et prénom de l'employeur ;
  • code NAF ;
  • n° SIRET et adresse de l'établissement qui embauche (ou à défaut numéro de liasse délivré par le centre d'immatriculation des entreprises, en attendant l'attribution d'un SIRET définitif) ;
  • indication du service de santé au travail dont dépend l'employeur (les coordonnées sont en consultation à l'URSSAF ou à la DIRECCTE) ;
  • la date et l'heure prévisible de l'embauche ;
  • les indications nécessaires pour identifier nominativement le salarié (nom, prénom, adresse, date et lieux de naissance, sexe, numéro de sécurité sociale s'il est déjà immatriculé) ;
  • nature et durée du contrat, ainsi que durée de la période d'essai pour les CDI et les CDD de plus de six mois.

À noter : lorsque le salarié embauché est de nationalité étrangère, l'employeur doit s'assurer, avant de le recruter, qu'il détient une autorisation de travail en cours de validité.

6) Dispositifs simplifiés : sous certaines conditions, les petites et moyennes entreprises peuvent effectuer les formalités d'embauche avec l'un des titres simplifiés. Ces titres ont pour objet de faciliter les formalités d'embauche. Il s'agit des :

  • titres emplois services (TESE) ;
  • titres emplois simplifiés agricoles (TESA) ;
  • titres emplois forains (TEF) ;
  • chèque emploi associatif.

7) Cas particuliers :

  • Le particulier employeur : il doit se déclarer comme employeur à l'URSSAF. L'utilisation du chèque emploi service universel (CESU) simplifie les formalités de déclaration d'embauche. Le chèque lui-même vaut déclaration d'embauche. Il dispense aussi l'employeur de faire la déclaration d'immatriculation au régime général de sécurité sociale : c'est le salarié lui-même qui en fait la demande. Si le salarié est utilisé à temps plein, il devra être inscrit sur un service de médecine du travail.
  • Entreprises de travail temporaire : c'est cette dernière qui doit effectuer les formalités de la DPAE (et non celle qui accueille le salarié intérimaire).
  • Stages étudiants en entreprise : les stagiaires n'ayant pas la qualité de salariés, ils ne relèvent donc pas de la formalité de DPAE (attention, ils doivent cependant être inscrits sur le registre du personnel, depuis une loi de juillet 2014).
  • Les bénévoles : leurs interventions ne donnant lieu à une rémunération ou à l'organisation d'une relation subordonnée avec l'entreprise, il n'y a donc pas lieu à DPAE. Même chose pour les volontaires et en cas de service civique.
  • Groupements d'employeurs : ils sont également tenus de procéder à la DPAE.

TOUS LES EMPLOYEURS

RÉGLEMENTATION DU TRAVAIL

FORMALITÉS D'EMBAUCHE PROPRES À TOUTE EMBAUCHE

1) Registre unique du personnel : tout employeur doit légalement détenir plusieurs registres (registre unique du personnel, livre de paye, registres CHSCT).

  • La tenue d'un registre du personnel est obligatoire pour tous les employeurs, à l'exception du particulier employeur et des associations qui utilisent le chèque emploi associatif.
  • L'obligation de tenir un registre du personnel est indépendante de la taille de l'entreprise. Elle s'impose donc à cette dernière dès la première embauche, quelle que soit sa forme et quelle que soit sa durée.
  • Son objet est d'assurer la traçabilité et la transparence des entrées et des sorties du personnel.
  • Tous les salariés sont concernés, les intérimaires aussi, les stagiaires sont également intéressés depuis une loi de juillet 2014 supprimant le registre des conventions de stages.
  • Si l'entreprise est organisée sous la forme de plusieurs établissements, il faudra un registre du personnel par établissement.

2) Le salarié embauché doit obligatoirement être inscrit sur le registre du personnel :

  • obligation de tenir un registre et de le mettre à jour constamment en fonction des entrées et sorties du personnel ;
  • doivent y figurer, dans l'ordre chronologique indélébile, les embauches et les ruptures de contrat de travail ;
  • doivent aussi être tracées les indications suivantes :
    • détails sur le salarié : nom, prénom, date de naissance, nationalité, titre de travail si salarié étranger (type + n°), sexe, emploi tenu, qualification, date d'entrée dans entreprise, date de sortie de l'entreprise ;
    • détails sur une éventuelle procédure administrative d'embauche ou de rupture du contrat : nature + date ;
    • indication de la nature du contrat du salarié embauché : CDI, CDD, contrat de travail à temps partiel, CDD à objet défini, contrat de travail intermittent, contrat d'apprentissage, contrat de professionnalisation ;
    • si arrivée d'un salarié mis à disposition par un groupement d'employeurs : mention de cela + nom et adresse du groupement ;
    • si transfert et/ou mutation de personnel : mention de cela + nature du transfert ou de la mutation + indication du nouvel employeur du salarié ;
    • si salarié en intérim : mention du contrat de travail temporaire + nom et adresse de l'agence d'intérim.

Bon à savoir :

  • Sur leur demande, le registre est tenu à disposition des délégués du personnel, des inspecteurs du travail, des contrôleurs URSSAF ou MSA.
  • Les mentions portées sur le registre unique du personnel doivent être conservées pendant 5 ans après la sortie de l'entreprise du salarié et/ou de l'intérimaire.
  • Toute infraction à cette obligation légale de tenir à jour ce registre peut constituer un délit pénal.
  • Aucune forme spécifique n'est imposée par la loi pour le registre lui-même. Il peut donc être informatique. Dans ce cas, il peut y avoir dispense de déclaration du registre informatique à la CNIL, à condition toutefois qu'il soit tenu dans les conditions de sa délibération du 9 décembre 2004.

3) Information du salarié concernant :

  • Documents d'embauche : l'employeur doit communiquer au salarié qu'il vient d'embaucher :
    • un document reproduisant toutes les informations qu'il a inscrites dans la DPAE ;
    • les éléments essentiels de son contrat de travail (par lettre d'embauche ou contrat de travail écrit en fonction de la nature du contrat) ;
    • en cas d'expatriation pour une durée de plus d'un mois, l'employeur doit au surplus informer son salarié de la durée de l'expatriation, lui préciser dans quelle devise son salaire sera payé et où, et lui fournir aussi diverses indications notamment sur les modalités éventuelles d'un rapatriement ;
    • sanction : contravention de 4e classe (750 €).
  • Accords collectifs : l'employeur doit informer le salarié embauché de tous les accords en vigueur dans l'entreprise. Il doit donc lui préciser le statut collectif en vigueur dans l'entreprise (notice mentionnant les conventions et/ou accords collectifs applicables).
  • Prévoyance collective existant dans l'entreprise : l'employeur doit remettre au salarié une notice complète sur les garanties ouvertes du fait du contrat de travail.
    • Cette notice est établie par l'organisme qui est chargé de cette prévoyance d'entreprise.
    • Attention, c'est évidemment l'assureur ou la mutuelle qui établit la notice, mais l'employeur n'est pas libéré de tout. Il a aussi un devoir de vérification et de conseil auprès des salariés.
    • Sanction : les défauts causent nécessairement un préjudice au salarié qui peut donner lieu à des dommages et intérêts.
  • Épargne salariale : c'est un dispositif collectif institué au sein d'une même entreprise. Lorsqu'il existe, il doit être présenté à tous les salariés, qui devront donc être normalement informés.
    • Un livret d'épargne salariale est alors obligatoirement remis au salarié lors de son embauche. Cette formalité est indépendante du type de contrat. Elle existe pour toute embauche quel que soit le régime juridique. Elle s'impose également en cas de réembauche.
    • L'absence de communication du livret d'épargne salariale cause nécessairement un préjudice au salarié, susceptible de donner lieu au paiement de dommages et intérêts.

4) Visite médicale d'embauche : les entreprises qui ne relèvent pas d'un service de médecine de travail autonome doivent adhérer à un service de médecine interentreprise.

  • La visite médicale d'embauche relève de l'obligation générale de sécurité-résultat des employeurs, qui doivent s'assurer que tous leurs salariés l'ont bien passée.
  • La visite d'embauche a pour objet de :
    • confirmer que le salarié est médicalement apte au poste ou à l'emploi sur lequel il est recruté ;
    • s'assurer que lui-même ne présente pas un danger pour les autres ;
    • proposer éventuellement les aménagements de poste ou l'affection à un autre poste ;
    • informer le salarié sur les risques éventuels de l'exposition attachée à son poste de travail, sur les exigences du suivi médical, le sensibiliser sur les moyens de prévention qui le concernent.
  • Modalités :
    • Qui : tous les salariés sont concernés, quel que soit leur contrat de travail.
    • Comment : avec le service médical dont dépend l'employeur.
    • Quand : cette visite doit intervenir avant l'embauche (pour les salariés soumis à une surveillance particulière en raison de la nature de leurs travaux et/ou fonctions) ou, au plus tard, avant la fin de la période d'essai.
  • Doivent nécessairement bénéficier d'une visite médicale avant la prise effective de poste ou de fonction (sans dérogation possible) :
    • les jeunes de moins de 18 ans ;
    • les femmes enceintes ;
    • les salariés qui travaillent la nuit ;
    • les salariés handicapés ;
    • les travailleurs exposés à un risque professionnel particulier pour leur santé (plomb, risque hyperbare, bruits, vibrations, agents biologiques mutagènes cancérigènes ou toxiques).

À noter : sauf cas particuliers des entretiens infirmiers, les visites périodiques de la médecine du travail après l'embauche se font tous les deux ans.

5) Hygiène-sécurité :

  • Information/formation :
    • Il s'agit d'informer pour que le salarié puisse assurer sa propre sécurité et aussi celle des autres.
    • En fonction des nécessités et des types de postes, de fonctions ou de contrats, le salarié nouvellement embauché reçoit une formation et/ou une information particulière sur les risques professionnels et leur prévention.
    • En cas de travail dangereux, l'obligation de formation sera renforcée.
  • Remise des équipements de sécurité : en fonction des nécessités et des types de postes, de fonctions ou de contrats, le salarié nouvellement embauché reçoit ses équipements de protection (la formation à leur utilisation fait partie de la formation visée ci-dessus).

6) Entretien professionnel :

  • Depuis le 7 mars 2014, l'employeur qui recrute un salarié doit également lui délivrer l'information selon laquelle il bénéficiera tous les deux ans d'un entretien avec son employeur.
  • Cet entretien sera consacré à ses perspectives d'évolution professionnelle, notamment en termes de qualification et d'emploi.
  • Il ne porte pas sur l'évaluation du travail du salarié.
  • Il devra donner lieu à la rédaction d'un document qui sera remis à l'intéressé.

7) Déclaration mensuelle des mouvements de main-d'œuvre : déclaration mensuelle obligatoire pour les établissements utilisant au moins 50 salariés à temps plein :

  • La déclaration concerne l'établissement et non l'entreprise et doit être effectuée même s'il n'y a eu aucun nouveau contrat sur le mois en cours.
  • Toutes les catégories d'établissements du secteur privé et du secteur public industriel et commercial sont concernées, ainsi que les établissements agricoles, les offices publics et ministériels, les professions libérales, les sociétés civiles, les syndicats professionnels et les associations.
  • Contenu et forme :
    • nature de la formalité : notification à la Direction de l'animation, de la recherche, des études et de la statistique (DARES) ;
    • échéance : dans les 8 premiers jours de chaque début de mois ;
    • contenu du relevé : nom + adresse de l'employeur/nature de l'activité de l'entreprise/nom + prénom + nationalité + date de naissance + sexe + emploi et qualification des salariés dont le contrat de travail a été conclu ou rompu/date d'effet des conclusions ou ruptures des contrats de travail/si rupture d'un ou de plusieurs contrats = licenciement économique : indication de la nature du motif.
  • Tous les contrats sont concernés, à l'exception des :
    • stagiaires ;
    • intérimaires ;
    • congés sabbatiques ;
    • transformations de contrat internes à l'entreprise ;
    • passages temps plein/temps partiel quel que soit le sens ;
    • préretraites progressives ;
    • CDD de moins de un mois.

Attention : cette formalité se fait avec la DSN depuis février 2016.

8) La déclaration sociale nominative (DSN) :

  • Créée par une loi de 2012.
  • Mise en œuvre à titre expérimental depuis 2013.
  • Elle est obligatoire pour tous les employeurs depuis le 1er février 2016.
  • Les TPE et PME auront cependant jusqu'au 1er juillet 2017 pour se mettre en conformité. Un calendrier de mise en œuvre est alors prévu selon la taille de l'effectif de l'entreprise.
  • Avantages de la DSN :
    • Pour l'entreprise : simplification et facilités, les déclarations obligatoires se font au rythme des payes par le logiciel de l'entreprise.
    • Pour les salariés : diminution du nombre de justificatifs à produire pour faire valoir un droit attaché et/ou découlant de son contrat de travail.
    • Pour les organismes destinataires habituels des déclarations obligatoires : simplification, mutualisation des informations, renforcement de la lutte contre les fraudes.
  • Sont concernés par la DSN :
    • Les employeurs et salariés relevant du régime général de la sécurité sociale et celui de la MSA, ainsi que les entreprises qui utilisent des salariés relevant du régime Alsace/Moselle.
    • Les entreprises de travail temporaire.
    • Les entreprises qui dépendent de régimes spécifiques ou de caisses spécifiques pour les congés payés de leurs salariés (le BTP), celles qui emploient des salariés à temps partiel ou qui pratiquent le décalage de paie.
  • La DSN remplace et simplifie la majorité des déclarations sociales, en automatisant leur transmission à partir des bulletins de paie.
  • En 2016, la DSN regroupera la quasi-totalité des formalités de déclarations obligatoires, soit environ une trentaine de formalités. Sont intégrés dans la DSN :
    • la déclaration des mouvements de main-d'œuvre ;
    • l'attestation employeur de fin de contrat destinée à Pôle emploi ;
    • les attestations de salaire pour les déclarations des indemnités journalières de sécurité sociale ;
    • le formulaire de radiation des contrats d'assurance de groupe de protection complémentaire ;
    • le bordereau récapitulatif des contributions et cotisations sociales (BRC) et/ou la déclaration unifiée des cotisations sociale (DUCS) ;
    • le tableau récapitulatif utilisé pour la régularisation des cotisations sociales destiné aux seules URSSAF (déclaration des effectifs) ;
    • la déclaration de cotisations MSA ;
    • la déclaration d'emploi des travailleurs handicapés ;
    • la contribution de solidarité sociale des sociétés ;
    • le relevé mensuel des contrats de travail temporaire destiné à Pôle emploi délivré par les entreprises de travail temporaire.

CRÉATION D'ENTREPRISE ET EMBAUCHE D'UN PREMIER SALARIÉ

Les formalités de la création d'une entreprise ont pour objet de déclarer son activité et de demander son immatriculation :

  • au répertoire SIREN détenu par l'INSEE (Institut national de la statistique et des études économiques) ;
  • au registre du commerce et des sociétés (RCS) tenu par le greffe du tribunal de commerce (société ou activité commerciale) ;
  • au répertoire des métiers tenu par la Chambre des métiers et de l'artisanat (si l'activité est artisanale) ;
  • au registre spécial des agents commerciaux (si l'activité est celle d'un agent commercial).

Une fois l'entreprise créée et immatriculée, elle se voit attribuer un numéro SIREN et un numéro SIRET pour chaque établissement. Ces deux numéros sont délivrés par l'INSEE.

Le Centre de formation des entreprises (CFE) est l'interlocuteur privilégié pour les créations d'entreprises. Depuis une loi de 2008, il est investi du rôle de guichet unique. Il va centraliser toutes les demandes et, une fois le dossier en l'état, il va les transmettre aux divers organismes intéressés (fisc, URSSAF, greffe du tribunal de commerce, etc.).

  • Il accomplit toutes les démarches et toutes les formalités obligatoires pour créer une entreprise, sans passer par un organisme tiers.
  • Il n'intervient pas cependant dans diverses formalités que l'employeur devra accomplir par ailleurs (domiciliation de l'entreprise, rédaction des statuts, nomination des dirigeants, prises des diverses assurances, protection des noms des marques et des domaines, publication des annonces légales, etc.).

Bon à savoir :

  • Affiliation de l'entreprise auprès d'un groupe de protection sociale AGIRC (pour les cadres) et ARCO (pour les non-cadres). Cette formalité doit être mise en œuvre au plus tard dans les 3 mois qui suivent sa création, même s'il n'y a eu aucune embauche de salarié sur cette même période. Passé ce délai, en cas de défaut, une caisse interprofessionnelle pourra être imposée.

  • Depuis un décret du 3 juillet 2015, les très petites entreprises qui viennent de se créer, comme les artisans sans salarié, peuvent bénéficier de l'aide à la première embauche.

FORMALITÉS D'EMBAUCHE À RÉALISER DANS CERTAINS CAS PARTICULIERS

  • Embauche sous CDD : remise du BIAF.
  • Détachement/expatriation :
    • organisation de la protection sociale du salarié à l'étranger ;
    • information écrite du salarié sur :
      • la durée de son séjour à l'étranger ;
      • la nature et les conditions de sa protection sociale ;
      • la devise servant au paiement de son salaire ;
      • les contreparties/avantages liés à sa mission à l'étranger ;
      • les conditions de son rapatriement.
  • Embauche d'un salarié étranger ou d'un étudiant étranger :
    • Les salariés étrangers doivent, sans discrimination, bénéficier des mêmes droits que les nationaux français.
    • Il faut cependant vérifier la validité de l'autorisation de travail voire du titre de séjour. En cas de défaut, il pourrait y avoir divers griefs correctionnels, dont notamment l'aide au séjour irrégulier d'étrangers.
    • En cas de titre non valide ou dans le cas de la 1re venue sur le territoire français, des démarches préalables devront être faites pour obtenir les autorisations nécessaires.
    • Les candidats à l'embauche ressortissants de l'Union européenne (à l'exception de la Croatie), d'Islande, de Norvège, du Liechtenstein, de Suisse, d'Andorre, de Monaco et de Saint-Martin n'ont pas besoin d'une autorisation pour travailler en France. Il leur suffit de disposer d'un passeport ou d'une carte d'identité prouvant leur nationalité.
    • Les candidats non européens à une embauche en France sont tous soumis à une autorisation préalable de travail.
  • Embauche d'un mineur de plus de 14 ans et de moins de 16 ans (avec accord écrit des parents) :
    • En principe, il n'est pas possible de travailler avant l'âge de 16 ans en France.
    • Des dérogations légales sont cependant possibles.
    • Dès qu'ils ont 14 ans, les jeunes peuvent donc parfois commencer à travailler, sous diverses conditions impératives puisque l'emploi des jeunes est particulièrement réglementé.
      • Avoir un minimum de jours de congé scolaires suffisants pour couvrir la période sur laquelle ils sont embauchés. Le contrat doit intervenir sur une période de congés scolaires d'au moins 14 jours continus. Le jeune devra avoir un repos continu qui restera supérieur à la moitié de ces mêmes congés.
      • Ce sera obligatoirement un CDD, dans les formes et dans les conditions habituelles pour tout CDD.
      • Il y a des contraintes impératives et une protection renforcée (forme du contrat de travail, visite médicale d'embauche, rémunération minimale imposée, temps de travail, organisation du travail), l'interdiction et/ou accès réglementé de certaines activités (débit de boisson, travaux dangereux, etc.).
      • Durée maximale de travail : pas plus de 35 heures par semaine et interdiction du travail de nuit.
      • Rémunération minimale à hauteur du SMIC.
    • Attention : ces jeunes ne peuvent commencer à travailler qu'avec une autorisation administrative préalable de l'inspecteur du travail.
      • Comment : lettre en recommandé avec AR (précisant : nom + prénom + âge + adresse de l'adolescent+ durée du contrat + détail des conditions de travail dont horaires et rémunération) + copie de l'autorisation parentale écrite.
      • Quand : 15 jours au moins avant l'embauche.
      • À défaut de refus intervenu dans les 8 jours de la demande, l'accord est réputé acquis.
  • Contrat d'apprentissage :
    • Jeunes âgés de 16 à 25 ans (des dérogations sont possibles).
    • Tous les employeurs de droit privé sont concernés, mais aussi les administrations publiques et les entreprises de travail temporaire.
    • Deux exigences : déclaration de l'employeur + enregistrement du contrat.
    • Le contrat type passé entre l'employeur et son apprenti vaut déclaration d'employeur.
    • Depuis le 7 mars 2014, il peut y avoir CDI.
    • Salariés à part entière de l'entreprise, ce sont aussi des mineurs de moins de 18 ans qui bénéficient à ce titre de diverses restrictions, notamment pour garantir leur santé et leur sécurité au travail.
      • Plafond horaire journalier de travail fixé à 8 heures (des dérogations sont possibles sous réserve de l'avis de l'inspection du travail).
      • Pas plus de 4h30 consécutives.
      • Pause minimale de 30 minutes entre deux périodes travaillées le même jour.
      • La durée légale du temps de travail ne peut être dépassée (sauf autorisation de l'inspection du travail), ce qui exclut en principe que l'apprenti fasse des heures supplémentaires.
      • Repos hebdomadaire minimal de deux jours consécutifs.
    • La carte d'étudiant des métiers est délivrée par le centre qui assure la formation.
  • Contrat de professionnalisation :
    • CDD et/ou CDI, obligatoirement écrit ;
    • dépôt du contrat ;
    • salarié à part entière de l'entreprise, toute la réglementation du travail des jeunes de moins de 18 ans s'impose aux mineurs en contrat de professionnalisation.

FORMALITÉS D'EMBAUCHE : LES AFFICHAGES OBLIGATOIRES

  • Principe : du fait de l'embauche et de la présence de salariés dans l'entreprise, l'employeur est tenu de procéder à des affichages obligatoires, quelle que soit la taille de l'entreprise. Certaines dépendent cependant du nombre de salariés dans l'entreprise. D'autres peuvent être remplacées par une information par tout moyen à condition toutefois que l'information des salariés soit réellement et sérieusement effectuée. Les défauts peuvent donner lieu à diverses sanctions.
  • Modalités : sur les panneaux réservés à l'affichage des communications de la direction de l'entreprise à destination de son personnel (éventuellement, et en plus, sur l'Intranet de l'entreprise). L'employeur qui embauche doit informer son nouveau salarié sur ces affichages.
  • Lieu : locaux de travail/entrée et sortie afin d'assurer leur visibilité et accessibilité.
  • Affichages :
    • Convention/Accords collectifs : avis comportant le nom de la convention collective et le nom des autres accords collectifs applicables à l'entreprise + indication du lieu et/ou des modalités de leur consultation.
    • Repos hebdomadaires : jours et heures des repos collectifs (notamment si ce n'est pas un dimanche).
    • Horaires de travail : détail notamment si cycle (modalités d'organisation, nombre de semaines de la période de référence, etc.) + conditions de report du repos hebdomadaire.
    • Conditions de travail de nuit et composition des équipes si l'entreprise est organisée ainsi.
    • Congés payés : période de prise + ordre des départs + nom et adresse de la caisse des congés payés (si entreprise dépendant d'une telle caisse).
    • Égalité professionnelle hommes/femme : liste des indicateurs soumis annuellement au comité d'entreprise.
    • Hygiène et sécurité :
      • Interdiction de fumer.
      • Consignes de sécurité/consignes d'évacuation des locaux si incendie.
      • Document unique d'évaluation des risques.
      • Secours d'urgence (SAMU) et service médical du travail : nom + coordonnées.
    • Cordonnées du service d'accueil qui répond aux demandes d'information et de conseils sur les discriminations et sur les conditions de la saisie du défenseur des droits.
    • Inspecteur du travail : nom + coordonnées.
    • Si licenciement économique :
      • Postes disponibles au titre de la priorité de réembauche.
      • Contenu du PSE.
    • Discrimination, harcèlement moral, harcèlement sexuel : textes applicables (l'information doit apparaître dans tous les locaux et tous les lieux de travail, ainsi qu'à la porte du lieux ou se font les embauches).
    • Priorités de ré-embauchage.
    • Panneaux syndicaux (pour chaque section syndicale, pour les délégués du personnel, pour le comité d'entreprise) :
      • à partir de 11 salariés : élection des représentants du personnel ;
      • à partir de 20 salariés : règlement intérieur de l'entreprise ;
      • à partir de 50 salariés : noms des membres du CHSCT et indication de leur emplacement de travail + accords de participation (s'ils existent).

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Formalités d'embauche et sécurité

En matière de sécurité, l'employeur se doit de respecter certaines obligations :

EMBAUCHE D'UN SALARIÉ : SIGNALISATIONS EN ENTREPRISE

L'arrêté de 1993 modifié prévoit que la signalisation de sécurité est mise en œuvre toutes les fois que sur un lieu de travail un risque ne peut être évité et/ou prévenu par l'existence d'une protection collective ou par l'organisation du travail. Cette obligation rajoute aux dispositions générales de signalisation en matière d'évacuation, de premiers secours, de lutte contre l'incendie, de substances et de préparations dangereuses et de certains équipements spécifiques.

Ce qui impose donc que divers panneaux de signalisations soient affichés d'une manière très apparente en entreprise. Il s'agit notamment des panneaux d'indication suivants :

  • Interdiction :
    • Actions interdites pour raisons de santé et/ou de sécurité.
    • Panneaux ronds sur fond blanc, cerclés et barrés de rouge.
  • Avertissement :
    • Zones présentant un risque pour les personnes qui y pénètrent.
    • Panneau en forme de triangle à fond jaune, avec un point d'exclamation central noir.
  • Obligation :
    • Zones à risque pour la santé et/ou la sécurité dans lesquelles le risque peut être prévenu ou réduit avec la mise en œuvre de diverses précautions préalables, indiquées par un pictogramme blanc au centre du panneau.
    • Ce pictogramme est évocateur par le dessin de la précaution à mettre en œuvre nécessairement.
    • Panneau rond à fond bleu avec pictogramme blanc.
  • Sauvetage :
    • Indication de la mesure à prendre (sortie de secours), de l'emplacement et/ou de l'installation ou de la mise à disposition d'un équipement destiné à l'aide et au secours des victimes.
    • Carré ou rectangle à fond vert avec pictogramme blanc évoquant la mesure ou le matériel.
  • Matériel ou équipement de lutte contre l'incendie : rectangle ou carré à fond rouge avec pictogramme blanc.
  • Étiquetage des produits dangereux :
    • La réglementation européenne sur l'étiquetage, l'emballage et la classification des produits dangereux vise à protéger la santé et la sécurité des travailleurs.
    • Il s'agit d'identifier les dangers physiques et chimiques sur la santé et l'environnement.
    • Dans l'organisation du travail, la réglementation européenne CLP (n° 1272/2008) a définitivement remplacé depuis juin 2015 le système réglementaire national qui existait auparavant.
    • Cette règle supranationale introduit de nouveaux symboles et de nouvelles indications de danger. Elle réorganise aussi la classification des produits dangereux. Notamment,
      • Nos anciens panneaux nationaux (carrés ou rectangle à fonds jaune, avec pictogramme noir) sont remplacés par des losanges à fond blanc cerclés de rouge, avec un pictogramme noir indicatif du danger lui-même.
      • Diverses mentions sont associées :
        • Avertissement (ex : Danger).
        • Type de danger : c'est la phrase H (ex : H 225 pour liquides et vapeurs très inflammables, H 302 pour nocif en cas d'ingestion,  H 312 pour nocif en cas de contact avec la peau...).
        • Conseils de prudence et/ou de conduite à tenir : c'est la phrase P (ex : P 302 : en cas de contact avec la peau, laver abondamment).

Formalités d'embauche non accomplies : sanctions

L'employeur peut être condamné à des sanctions pénales et/ou financières s'il n'accomplit pas les formalités d'embauche en conformité avec la loi. Voici quelles sont les sanctions encourues :

DÉFAUT DE FORMALITÉS D'EMBAUCHE : LES SANCTIONS
FORMALITÉS D'EMBAUCHE CONCERNÉES NATURE DE LA SANCTION

DPAE (non utilisation, délai non respecté)

 

  • Concernant la DPAE elle-même :
    • Régularisation des cotisations sociales non déclarées.
    • Sanction pénale : amende de 1500 €.
    • Sanction administrative financière URSSAF : pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti.
    • Non-admission au bénéfice de diverses aides publiques et autres exonérations de charges soumises à la condition préalable de devoir être nécessairement à jour de toutes ses cotisations sociales.
    • Il pourra aussi y avoir annulation de toutes les aides et de toutes les exonérations qui avaient été accordées les 5 ans précédents.
  • Travail dissimulé, des sanctions pénales qui peuvent se cumuler :
    • Personne physique : amende de 45 000 € et 3 ans de prison.
    • Personne morale : amende de 225 000 € et placement sous surveillance judiciaire.

À noter :

  • L'infraction de travail dissimulé peut résulter du non-accomplissement des formalités d'embauche si ce non-accomplissement traduit une volonté de fraude et/ou permet l'accomplissement de cette fraude.
  • Peuvent être également poursuivis ceux qui ont profité ou contribué à la réalisation du délit.
  • Le travail dissimulé peut faire l'objet d'un redressement forfaitaire des cotisations sociales évalué à 25 % du plafond annuel de la Sécurité sociale.
  • Le salarié victime de travail dissimulé peut prétendre légalement au paiement par son employeur d'une indemnité qui ne peut être égale à moins de 6 mois de salaire. S'il est victime d'un accident de travail, il peut également se retourner contre son employeur. La CPAM pourra aussi réclamer à l'employeur qu'il rembourse tous les frais qu'elle a dû exposer du fait de cet accident.
  • Le travail dissimulé peut également être constitué du fait de l'utilisation de faux travailleurs indépendants. Tel pourrait être le cas d'entreprises qui utilisent des collaborateurs sous le régime de l'auto-entreprise.
REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL (défaut de tenue, mentions non conformes)

L'employeur peut faire l'objet d'une sanction pénale : contravention de 4° classe.

  • Personne physique : amende de 750 €.
  • Personne morale : amende de 3 500 €.
  • Autant de fois qu'il y a de salariés concernés.
VISITE MÉDICALE D'EMBAUCHE (absence)
  • Le fait de méconnaître les dispositions et les missions des services de santé au travail peut relever de l'amende prévue pour les contravention de la 5°classe : amende pénale de 1 500 €.
  • En cas de récidive dans les trois ans, les sanctions sont aggravées. Il peut y avoir alors délit : amende de 3 000 € et 4 mois de prison.
  • Le salarié qui considère que cette absence lui a causé un préjudice peut également assigner son employeur.  Et les tribunaux ont déjà jugé que l'absence de visite médicale d'embauche cause nécessairement un préjudice au salarié. Lequel peut donc engager la responsabilité de son employeur qui devra lui payer des dommages et intérêts.

À noter : le pouvoir d'appréciation des juges reste souverain. Notamment, par une décision du 12 février 2015 (pourvoi n° 13-21804) la Cour de cassation a considéré que l'absence de visite médicale d'embauche résultant d'une simple négligence et non d'un refus intentionnel de la part de l'employeur ne constitue pas nécessairement un manquement grave justifiant la prise d'acte de la rupture du contrat de travail. Prenant ainsi le contre-pied de jurisprudences plus anciennes qui reconnaissaient au contraire une gravité suffisante de ce même manquement pour fonder la prise d'acte.

HYGIÈNE - SÉCURITÉ (absence de formation/information, absence d'équipements de sécurité) Sanction pénale sur l'employeur :
  • amende de 3 750 € ;
  • amende de 9 000 € et 1 an de prison si récidive.

L'employeur n'est pas seul concerné :

  • Les salariés sont également les acteurs nécessaires de la protection de la santé et de la sécurité en entreprise.
  • Ils sont donc également tenus par les diverses règles de sécurité. Certes et évidemment avant tout pour eux-mêmes, mais aussi vis-à-vis des autres. Ainsi, si le salarié doit prendre toutes les mesures nécessaires ou prescrites pour assurer sa propre sécurité, il doit aussi ne rien faire qui serait de nature à mettre en danger l'un de ses camarades de travail.
  • Conséquence : un travailleur qui refuserait de mettre en œuvre les diverses consignes de sécurité organisées pour sa protection et/ou celle des autres, pourraient être sanctionnés disciplinairement.
ABSENCE DE DÉCLARATION MENSUELLE DES MOUVEMENTS DE MAIN-D'ŒUVRE
  • Remplacée en février 2016 par la DSN.
  • Sanction pénale : amende de 750 €.
DÉCLARATION SOCIALE NOMINATIVE

L'employeur qui ne voudrait pas modifier ses habitudes déclaratives sera sanctionné par :

  • Entreprise de plus de 2 000 salariés : amende de 7,50 €  par mois et par salarié, sans que cette pénalité ne puisse être supérieure à 10 000 euros par mois.
  • Entreprise de moins de 2 000 salariés : pénalité de 750 euros par mois.
OMISSION DE LA DÉCLARATION DE PREMIÈRE EMBAUCHE Sanction pénale : amende de 1 500 €.
EMBAUCHE D'UN ÉTRANGER SANS TITRE DE TRAVAIL/SÉJOUR VALABLE
  • Il est interdit à toute personne physique ou morale d'embaucher et de faire travailler un salarié étranger qui ne disposerait d'aucune autorisation de travail sur le territoire national Français. Si l'intéressé ne détient pas d'une façon ou d'une autre une telle autorisation, préalablement à son embauche, le principe reste alors tout simplement qu'il ne peut pas travailler en France.
  • Toute personne qui ne respecterait pas ces obligations relèvera du délit de trafic de main-d'œuvre étrangère.
  • L'emploi illégal d'un travailleur étranger est sévèrement sanctionné par des amendes pénales, des peines correctionnelles qui peuvent aller jusqu'à la prison, et même l'interdiction d'exercice. En cas d'accident de travail, comme pour le travail dissimulé tenant au défaut de DPAE, la victime et la CPAM peuvent exercer diverses actions qui leur seront particulières.
  • Sanctions pénales :
    • Amende de 15 000 € et 5 ans de prison par étranger en situation irrégulière pour les personnes physiques (75 000 euros pour les personnes morales).
    • Amende portée à 75 000 € et 5 ans de prison si l'infraction concerne plusieurs salariés ou si elle est intervenue sur une personne vulnérable.
    • Amende de 100 000 € et 10 ans de prison si l'embauche est intervenue en bande organisée.

Sanctions complémentaires :

  • Interdiction d'exercer l'activité concernée pendant 5 ans.
  • Exclusion des marchés publics pour une durée de 5 ans au plus.
  • Diverses confiscations (outils, stocks, matériel...).
  • Publicité de la condamnation sur décision de la juridiction condamnant en dernier ressort  (nom de l'entreprise et des dirigeants), par inscription pendant deux ans sur le site Internet du ministère du Travail.
  • Interdiction des droits civiques, civils et de la famille.
  • Interdiction de séjour pour une durée de 5 ans au plus si l'employeur est lui-même étranger.
  • Majoration de la taxe à payer à l'OFII (portée à 5 000 fois le taux horaire du minimum garanti, soit 17 600 euros au premier janvier 2015).
EMBAUCHE D'UN MINEUR
  • L'emploi de mineurs de moins de 18 ans à des travaux dangereux les exposant à des risques est passible d'une contravention de 4°classe :
    • amende de 750 euros pour chaque infraction constatée pour une personne physique ;
    • 3 750 euros pour une personne morale.
  • L'emploi d'un mineur en dehors des cas dérogatoires est constitutif d'une contravention de 4°classe :
    • amende de 750 euros pour chaque infraction constatée pour une personne physique ;
    • 3 750 euros pour une personne morale.
  • L'emploi de mineurs de moins de 18 ans à des travaux dangereux en méconnaissance des autorisations préalables obligatoires constitue une contravention de 5° classe :
    • 1 500 euros pour chaque infraction constatée portés à 3 000 en cas de récidive pour une personne physique ;
    • 7 500 euros portés à 15 000 en cas de récidive pour une personne morale.
  • L'emploi d'un mineur dans un débit de boisson en dehors des cas dérogatoires constitue une contravention de 5° classe :
    • 1 500 euros pour chaque infraction constatée portés à 3 000 en cas de récidive pour une personne physique ;
    • 7 500 euros portés à 15 000 en cas de récidive pour une personne morale.
  • L'emploi dissimulé d'un mineur soumis à l'obligation scolaire est puni par une amende pénale de 75 000 euros et 5 ans de prison pour une personne physique et 225 000 euros pour une personne morale.
  • Peines complémentaires : interdiction d'exercice de l'activité, diverses confiscations, interdiction des droits civils, civiques et de famille, publicité de la condamnation.
FORMALITÉS DU CONTRAT D'APPRENTISSAGE Sanction pénale : amende de 1 500 €.

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Sanctions pénales et défaut de formalités d'embauche

Dans la plupart des cas, les sanctions pénales font suite :

  • aux résultats de contrôles menés par l'inspection du travail et/ou l'URSSAF ;
  • voire à des démarches accomplies par des représentants du personnel (comité d'entreprise, délégués du personnel, délégués syndicaux).

L'ensemble des acteurs saisissent la justice pénale.

Formalités d'embauche et prud'hommes

Rien n'interdit à un salarié de saisir la justice civile (conseil de prud'hommes) s'il estime que le non-accomplissement d'une formalité lui a causé préjudice :

  • le salarié tentera de faire condamner son employeur à lui payer des dommages-intérêts ;
  • exemple : absence de visite médicale d'embauche et donc impossibilité de découvrir une pathologie s'étant déclarée au cours du travail quelques mois plus tard.

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