Embaucher

Embaucher un salarié implique le respect d'une méthode et d'un certain nombre de règles.

Le recrutement d'un salarié est une tâche compliquée pour son futur employeur. Il faut jongler entre :

• la conclusion d'un contrat de travail : CDI ou CDD, à temps complet ou à temps partiel, etc. ;
• la réussite de l'intégration du salarié dans l'entreprise.

Embaucher : réussir recrutement et intégration du salarié

Embaucher, c'est conclure un contrat de travail souvent difficile à rompre : réussir le recrutement est donc essentiel

Lorsque l'employeur « pense » recrutement, il doit penser « contrat de travail » et conséquences. Tout contrat de travail, quelle que soit sa durée, doit respecter des conditions de déroulement et/ou de rupture spécifiques : sinon l'employeur encourt des sanctions graves.

Bien embaucher pour éviter les déconvenues

L'employeur qui recrute pour embaucher doit impérativement réussir ce recrutement et l'intégration du salarié recruté, faute de quoi il sera contraint :

• de subir une collaboration ne lui donnant pas satisfaction ;
• ou de se séparer du nouvel embauché :
  • en observant les règles propres à la rupture d'un contrat de travail ;
  • en assumant les risques juridiques et financiers propres à cette rupture de contrat de travail.

Deux outils pour bien embaucher

La période d'essai et la période probatoire sont les outils RH et juridiques par excellence permettant :

• la réussite de l'intégration ;
• à défaut, de limiter les risques d'une rupture à problèmes du contrat de travail.

Embauche réussie : l'intérêt du salarié

Le salarié a aussi tout intérêt à la réussite du recrutement et de son intégration. Cela signifie pour lui :

• perspective de carrière ;
• rémunération ;
• pas de nouvelle recherche d'emploi.

Mal embaucher entraîne plusieurs types de contraintes

Dans les deux cas, l'employeur fera face à des contraintes sous forme :

• de frustration (la sienne, celle du salarié) ;
• de risques :
  • de mauvaise qualité du travail du salarié ;
  • d'erreurs et litiges découlant de la fin de la relation contractuelle ;
  • de coûts divers dus à la rupture de la relation contractuelle (ex : indemnisation du salarié en cas de licenciement, notamment s'il est jugé abusif ou de rupture anticipée d'un contrat de travail à durée déterminée).

Embaucher : contrat reconnu même en l'absence d'écrit

Toute prestation de travail effectuée sous subordination est d'office un contrat de travail, peu importe :

• l'existence ou l'absence d'un écrit à ce propos ;
• la qualification donnée par des parties à une relation contractuelle.

Un employeur voulant dissimuler une embauche s'expose à une requalification en contrat de travail de toute forme de collaboration non salariée à laquelle il aura recours. Ceci peut l'exposer à des sanctions pénales et financières extrêmement coûteuses.

Embaucher : mission de l'employeur ou d'un sous-traitant

L'employeur peut procéder lui-même au recrutement ou le confier à un professionnel qui devient son prestataire de services. La recherche de candidats est l'aspect principal du recrutement dans sa phase active.

Qui se charge de recruter avant d'embaucher ?

Cette recherche est faite :

• par le futur employeur lui-même ;
• ou par un prestataire auquel l'employeur fait appel.

Embaucher : lorsque la mission est confiée à un sous-traitant

Dans le second cas, l'employeur est lié à un professionnel (ex : cabinet de recrutement) par un contrat de prestation de service dont voici les caractéristiques :

• La définition du poste à pourvoir revient entièrement à l'employeur : le professionnel doit seulement l'aider à préciser le profil du candidat recherché et l'informer d'éventuelles difficultés à ce propos.
• Le professionnel n'a qu'une obligation de moyens et non de résultat : il ne peut apporter la certitude de trouver d'office le « bon » candidat et/ou garantir le succès du recrutement comme de l'intégration du candidat dans l'entreprise (sauf mention autre dans le contenu du contrat de prestation).
• L'employeur ne peut reprocher au professionnel la démission ultérieure du candidat trouvé et proposé.
• L'employeur peut engager (devant un tribunal et pour obtenir une indemnisation) la responsabilité du professionnel en cas de faute de celui-ci (exemple : absence de vérification sérieuse du contenu du CV d'un candidat n'ayant pas fait l'affaire).

Embaucher : l'encadrement strict du recrutement par la loi

Les méthodes de recrutement et la liberté de choix de l'employeur sont très encadrées. Lorsqu'il recrute, l'employeur doit, avant toute décision définitive, vérifier qu'il agit en conformité avec le Code du travail.

Priorités de recrutement pour les candidatures internes

Le principe reste évidemment à la liberté contractuelle et à la liberté d'embaucher. Pour autant, lorsqu'un poste se crée (ou est susceptible de se créer), l'employeur n'est pas toujours libre de pouvoir proposer ce poste à la personne de son choix.

• Soit parce qu'il y a des contraintes qui tiennent à l'abus de droit et à l'interdiction de toute forme de discriminations à l'embauche.
• Soit parce qu'il peut y avoir des priorités d'embauche et/ou de ré-embauches qui devront donc être purgées avant de rechercher d'autres candidatures.

Avant de chercher des candidatures « dehors », l'employeur doit donc avoir en tête que le Code du travail le contraint à trouver des candidatures « dedans » en priorité. Les salariés appartenant à son entreprise ou lui ayant appartenu sont parfois prioritaires. Et certains salariés et/ou anciens salariés peuvent bénéficier d'une priorité d'embauche et/ou de ré-embauche. Soit parce que la loi le prévoit : par exemple pour le temps partiel, le travail de nuit, etc. Soit parce que certaines conventions collectives prévoient que les salariés de l'entreprise devront être informés de tous les postes vacants avant que l'employeur puisse lancer ses offres de recherche à l'extérieur de l'entreprise.

Pour embaucher, l'employeur devra donc :

• Susciter des candidatures en rendant l'information publique :
  • soit au sein de son entreprise : affichage, courrier, Intranet, réunion de représentants du personnel ;
  • soit à destination d'anciens salariés ayant fait valoir, par courrier, leur volonté de bénéficier d'un accès prioritaire.
• Recevoir, étudier et satisfaire ces candidatures le cas échéant.

Recrutements préférentiels pour embaucher

Voici un récapitulatif des priorités d'embauche d'un employeur.

Préférences internes : salariés

Temps partiel/temps plein :les salariés à temps plein ont une priorité d'accès aux postes qui se créent à temps partiel et les salariés à temps partiel ont une priorité d'accès aux postes qui se créent à temps plein.

Travail de jour/travail de nuit : les salariés affectés à des postes de nuit ont une priorité d'accès aux postes de jour à créer, et les salariés affectés à des postes de jour ont une priorité d'accès aux postes de nuit à créer.

Licenciement économique et inaptitude au poste :

• L'employeur doit profiter de toute création de poste ou de toute fonction qui se libère pour la proposer (si elle est compatible) à titre de reclassement au salarié visé par une procédure de licenciement en cours pour motif économique, et/ou lié à l'état de santé du salarié. Dans ce dernier cas, plus particulièrement si la cause du licenciement découle d'un accident du travail.
• Dans les deux cas, la proposition doit constituer une alternative à la perte d'emploi et à la rupture du contrat de travail. 

Préférences externes : anciens salariés

Priorité de réembauche du fait d'une naissance ou d'une adoption : réservée, pendant un an, aux pères ou mères ayant rompu leur contrat de travail suite à une naissance ou un congé d'adoption.

Priorité de réembauche du fait d'un licenciement économique :

• Réservée aux personnes licenciées pour cause économique depuis moins d'un an.
• Le salarié qui a bénéficié d'une convention de reclassement personnalisé (CRP), devenue convention de sécurisation professionnelle (CSP), bénéficie également de la priorité de ré-embauche.
• Même chose pour les départs volontaires dans le cadre d'un plan social pour difficultés économiques.
• La priorité de ré-embauche ne s'exerce que si le salarié informé demande à en bénéficier. L'employeur doit alors proposer au salarié tout poste devenu disponible et compatible avec ses compétence professionnelles, et ce même si l'intéressé a retrouvé un emploi depuis son licenciement, et même s'il s'agit d'un emploi différent de celui que le salarié occupait dans l'entreprise avant son licenciement.
• Cette priorité ne s'exerce que dans le cas d'un appel de candidature externe, et non en cas d'appel de candidature interne à l'entreprise.
• Les postes à pourvoir doivent être définitivement vacants et durables. Les postes libérés de façon temporaires ne sont pas soumis à l'obligation de ré-embauchage (cas par exemple du remplacement d'un salarié malade,en congé, en maternité, etc.). Même chose en cas d'accroissement temporaire d'activité.
• La priorité de réembauche doit avoir été spécialement indiquée dans la lettre de licenciement, ou les autres documents de rupture du contrat (CSP, etc.).

Priorité d'embauche des bénéficiaires des « emplois avenir » :

• Lorsque le recrutement est intervenu sous la forme d'un CDD, la loi organise une priorité d'embauche pendant un an après la fin du CDD.
• L'employeur doit informer le salarié de tout emploi disponible et compatible avec sa qualification ou sa compétence.

Priorité de réembauche des anciens parlementaires et de certaines élus locaux : elle s'exerce pendant un an après la fin de leur mandat.

Procédés et modalités de recrutement : les obligations pour embaucher

Pour faire son recrutement, l'employeur doit respecter un certain nombre de principes.

Choix des personnes

Proscrire les pratiques discriminatoires et assurer la promotion de la diversité.

(Dans toute entreprise employant au moins 300 salariés et dans toute entreprise spécialisée dans le recrutement, les recruteurs reçoivent une formation à la non-discrimination à l'embauche au moins une fois tous les cinq ans.)

Niveau de salaire

S'interdire de pratiquer des « enchères inversées » sur Internet en mettant en concurrence des candidats sur la base d'un appel d'offre au moins-disant.

Information des candidats

Les nature et contenu des techniques d'aide au recrutement sont portés à la connaissance des candidats.

Tests de recrutement

Les méthodes de sélection et tri/élimination des candidatures doivent :

• avoir uniquement pour objet d'apprécier les capacités à occuper l'emploi proposé et/ou mesurer des aptitudes professionnelles ;
• être fiables et objectives.

Questionnaire d'embauche

Les questions posées aux candidats doivent :

• présenter un lien direct et nécessaire avec l'emploi à occuper ;
• préserver la vie privée du candidat.

Si les réponses des candidats font l'objet d'un traitement informatique et/ou d'une mise en fichier, l'employeur a des obligations, notamment d'informer :

• la CNIL et lui adresser une demande d'autorisation ;
• les candidats : droit d'accès et de rectification ;
• les représentants du personnel de l'entreprise : information/consultation.

Informations relatives au candidat

Les informations demandées par un employeur à un candidat au recrutement sur un poste ne peuvent qu'apprécier sa capacité à occuper un poste, ou ses aptitudes professionnelles. Cette exigence s'impose quel que soit le moyen utilisé.

Ces informations doivent avoir un lien direct et nécessaire avec l'emploi proposé ou les aptitudes professionnelles du candidat pour pouvoir occuper le poste ouvert au recrutement.

Le salarié est tenu par une obligation de loyauté. S'il peut certes parfaitement refuser de répondre aux questions qui lui sont posées, lorsqu'il répond, il doit en revanche répondre de bonne foi. L'employeur qui entend recruter peut donc demander la communication de tous les éléments permettant de vérifier l'existence et la réalité des qualifications professionnelles :

• communication des permis de conduire si c'est une exigence de l'emploi ;
• titres autorisant l'exercice des professions réglementées ;
• certificats de travail délivrés par les employeurs précédents ;
• extraits du casier judiciaire si les exigences attachées au poste l'imposent ;
• titre autorisant l'exercice d'une activité professionnelle sur le territoire national lorsqu'il s'agit d'un salarié étranger ;
• absence de toute clause de non-concurrence, etc.

Ces communications peuvent parfois s'imposer comme autant de bon sens, tout simplement pour éviter d'être condamné ensuite s'il y a eu carence ou négligence. Les tribunaux ont déjà jugé par exemple que la découverte en cours de contrat de travail de l'absence de titre autorisant l'exercice d'une profession réglementée ne pouvait justifier ensuite un licenciement pour faute grave, si l'employeur n'a lui-même n'a rien vérifié lors du recrutement.

Il n'est pas interdit cependant de recueillir certains éléments qui, en d'autres circonstances, pourraient constituer un fait de discrimination, si ces informations sont de nature à permettre l'attribution d'un avantage particulier.

• C'est par exemple le cas des informations sur la situation de famille, si ces informations sont de nature à ouvrir droits à certains avantages sociaux.
• Attention cependant, ces demandes peuvent relever du contrôle des juges. Elles doivent donc être légitimes, objectives et proportionnées au but recherché.

S'interroger avant d'embaucher

Recruter c'est savoir qui embaucher, pourquoi, comment et à quel coût.

Avant d'entrer dans sa phase active (communication autour de l'offre, réception et sélection de candidatures), le recrutement passe par une étape essentielle : la préparation du projet pour bien recruter.

Embaucher : rédiger une offre d'emploi

Après l'épuisement des solutions offertes par le recrutement en interne, l'employeur peut se tourner vers le « marché de l'emploi » extérieur.

Publier une offre d'emploi pour embaucher à l'extérieur

Pour cela, il diffuse ou fait diffuser (en ligne ou sur papier) une offre d'emploi écrite.

• Rédiger une offre d'emploi est une étape essentielle pour embaucher.
• C'est aussi un exercice difficile : les informations doivent être exhaustives, suffisantes pour informer loyalement le candidat, claires, précises, et valorisantes.
• L'offre doit aussi respecter un cadre juridique qui évolue souvent très vite.

Embaucher : le contenu réglementé de l'offre d'emploi

Voici ce que doit comporter une offre d'emploi :

Contenu d'une offre d'emploi

Embaucher soi-même : méthodologie de l'employeur

Pour embaucher, l'employeur doit observer une méthode de recrutement comportant plusieurs étapes.

L'ouverture d'une offre d'emploi aux candidatures extérieures marque le début d'un processus que l'employeur peut mener de lui-même jusqu'au bout, mais à la condition de respecter des étapes.

Les étapes du recrutement pour embaucher

Embaucher : des entretiens de 1 à 2 heures

L'entretien nécessite une bonne préparation afin de poser les bonnes questions. La durée varie de 1 à 2 heures selon les fonctions à occuper. Cet entretien est :

• un échange d'information entre employeur (descriptif du poste + entreprise + culture d'entreprise + attentes spécifiques) et candidat (formation + expérience + état d'esprit) ;
• l'exploration d'une personne (savoir-faire, savoir être, réactions, psychologie, etc.) ;
• la vérification approfondie de la vérité et de la sincérité de ses dires et informations voire documents qu'elle donne.

Questions et tests d'entretien de recrutement : des règles à respecter

Les questions posées lors de l'entretien et les questionnaires d'embauche doivent respecter les règles propres au recrutement (protection de la vie privée, non-discrimination, etc.). Le contenu du questionnaire d'embauche est encadré par le droit s'il permet de recueillir et/ou traiter par informatique des informations nominatives :

• mention du caractère obligatoire ou facultatif des réponses ;
• conséquences d'un défaut de réponse pour le candidat ;
• noms des personnes physiques ou morales destinataires des informations collectées sur le candidat ;
• existence d'un droit d'accès et de rectification pour le candidat.