Calcul des congés payés

Sommaire

Le salarié acquiert des droits à congés payés en fonction de son temps de travail effectif au cours de l'année.

Le déroulement du contrat de travail tient compte de plusieurs éléments :

Le salarié a droit à des congés annuels payés. Ils sont calculés, rémunérés et pris selon des règles précises issues, tantôt du Code du travail, tantôt de la convention collective applicable.

Calcul des congés payés : nombre de jours acquis

Les congés payés s'acquièrent sur une période de temps de référence allant soit :

  • du 1er juin de l'année N au 31 mai de l'année N + 1, période de référence applicable pour la plupart des salariés ;
  • du 1er avril de l'année N au 31 mars de l'année N + 1, période de référence applicable pour les salariés dont les congés payés sont gérés par une caisse de congés payés.

Le salarié capitalise 2 ½ jours de congés par mois de travail effectif ou période équivalente. Le salarié qui travaille un mois entier ou son équivalent acquiert 2,5 jours de congés. Cela représente un cumul maximum de 30 jours de congés ou cinq semaines par période de référence annuelle complètement travaillée.

Ce mode d'acquisition :

Calcul congés payés : le salarié doit travailler 1 mois ou son équivalent

Les congés payés du salarié résultent de son travail effectif pendant 1 mois au minimum :

2,5 jours de congés acquis par un travail effectif étalé sur :
1 mois de travail du 1er au 30/31. 4 semaines de travail. 24 jours de travail. Moins de 24 jours de travail selon le volume horaire ou sa répartition dans le mois :
  • si travail sur quatre jours par semaine : un mois de travail = 16 jours ;
  • si travail sur 5 jours par semaine, un mois de travail = 20 jours.

Calcul congés payés : idem pour temps complet, partiel, CDI ou CDD

Le type de contrat de travail du salarié ne fait pas varier le mode d'acquisition. Ainsi, un salarié à temps partiel sous forme de mi-temps acquiert 2,5 jours et non pas 1,25 jour de congés par mois de travail effectif ou équivalent.

Symétriquement, on déduit un jour de congé entier pour chaque absence :

  • même si l'absence dure seulement une demi-journée ;
  • par exemple : lors des vacances pour savoir combien de jours de congés sont consommés.

Calcul des congés payés : comptés en « jours ouvrables »

Le décompte des jours de congés se fait en jours ouvrables, ce qui signifie que :

  • les jours travaillés pris en compte pour le calcul sont ceux allant du lundi au samedi, à l'exclusion des dimanches ou des jours fériés non travaillés ;
  • en cas d'horaire étalé sur 5 jours (ou moins), les jours habituellement non travaillés sont considérés comme ouvrables malgré tout ;

Calcul congés payés : décompte des congés acquis/pris

Le décompte en jours ouvrables influe sur le calcul des jours de congés capitalisés par le salarié ainsi que sur le calcul des congés pris. L'employeur doit appliquer la méthode de décompte des congés payés en jours ouvrables.

Salarié souvent absent capitalise moins de congés : calcul congés payés

À la fin de la période de référence, l'employeur récapitule le nombre de jours effectivement travaillés par son salarié pour déterminer son nombre de jours de congés.

Certaines absences minorent ce nombre, d'autres non :

Prise de congés et calcul des congés payés : plusieurs modes de calcul

Lors de chaque prise de congés par le salarié, l'employeur doit procéder à un décompte des jours consommés. Ce décompte doit tenir compte du calendrier de prise pour soustraire à la totalité des jours acquis (solde) le nombre de jours de congés consommés à l'occasion d'un départ en vacances.

Le décompte s'effectue sur la base du nombre de jours ouvrables inclus dans la période d'absence pour vacances, y compris pour les aides à temps partiel. Le point de départ du décompte est toujours le 1er jour ouvrable où le salarié aurait dû travailler.

Ensuite, le décompte soustrait chaque jour ouvrable inclus dans la période d'absence jusqu'au jour ouvrable de reprise du travail par le salarié.

Le 1er jour de congés décompté comme jour de vacance pris est le 1er jour ouvrable où le salarié aurait dû travailler s'il n'avait pas été absent.

Le dernier jour de congés décompté comme jour de vacance pris est le dernier jour ouvrable de la période d'absence, peu importe qu'il soit habituellement travaillé ou non.

Calcul des congés payés : exemples de décompte

Voici 3 exemples de calcul des congés payés :

Hypothèses Exemples Explications
Salarié travaillant 5 jours par semaine du lundi au vendredi. Le salarié part en vacances un vendredi soir de la semaine 1 pour retravailler le lundi de la semaine 3.
  • Absence d'une durée de 9 jours du calendrier.
  • Absence d'une durée totale de 7 jours ouvrables.
  • Absence de 6 jours de congés décomptés :
    • le 1er samedi n'étant pas soustrait car habituellement non travaillé ;
    • le dernier samedi étant, lui, décompté car dernier jour ouvrable de la période d'absence pour congés.
Le salarié part en vacances un jeudi soir de la semaine 1 pour retravailler le lundi de la semaine 3.
  • Absence d'une durée de 10 jours du calendrier.
  • Absence d'une durée totale de 8 jours ouvrables.
  • Absence de 8 jours de congés décomptés :
    • le vendredi suivant le jeudi du départ en vacances étant décompté comme jour de congés pris car habituellement travaillé par le salarié ;
    • de même les 2 samedis inclus dans la période d'absence sont jours ouvrables dans cet exemple car inclus dans la période de prise de congés.
Salarié travaillant 4 jours par semaine (lundi, mardi, jeudi,vendredi) et partant en vacances un mardi soir de la semaine 1 pour retravailler le lundi de la semaine 3.
  • Absence d'une durée de 11 jours du calendrier.
  • Absence d'une durée totale de 10 jours ouvrables.
  • Absence de 9 jours de congés décomptés :
    • le 1er mercredi n'étant pas soustrait car habituellement non travaillé ;
    • les autres mercredi et samedis étant, eux, décomptés car jour ouvrables dans cet exemple car inclus dans la période d'absence pour congés.

Calcul congés payés : l'employeur organise les congés

Il appartient à l'employeur d'organiser la prise des congés du salarié en fixant les dates et en calculant la rémunération. L'employeur doit permettre à son salarié de prendre ses congés mais en déterminant les dates de départ et le montant du paiement des congés.

Calcul congés payés : le salarié doit prendre impérativement ses congés

La prise de ses congés payés par le salarié est une obligation pour l'employeur qui est tenu de :

  • les organiser ;
  • les faire prendre au salarié ;
  • ne pas faire obstacle à leur prise.

Le non-respect de l'obligation expose l'employeur à des poursuites devant les tribunaux et à des condamnations.

Calcul congés payés : dates des congés fixées par l'employeur

L'employeur détermine le calendrier de prise des congés de ses salariés :

Calendrier de prise des congés payés
Période dite « d'été » Du 1er mai au 31 octobre de l'année N. Prise obligatoire d'un minimum de 12 jours ouvrables (1). Autre aménagement possible par accord entre salarié et employeur.
Hors période d'été (fractionnement) Du 31 octobre de l'année N au 1er mai de l'année N + 1. Prise possible du solde de congés restant > 12 jours. Jours de congés supplémentaires éventuellement dus au salarié (2).
Modalités d'organisation L'employeur prévient le salarié :
  • dès le départ par mention dans le contrat de travail ;
  • ou 2 mois avant la date prévue par courrier (LRAR préférable).

(1) Lorsque le nombre de jours de congés acquis est inférieur à douze, ils doivent être pris en totalité et en continu lors de la période d'été.

(2) Le fractionnement de la 5e semaine de congés (6 jours) ne donne droit à aucun supplément.

Calcul congés payés : une rémunération spécifique du salarié

La rémunération des congés payés diffère de la rémunération habituelle puisque l'employeur verse, à sa place, une « indemnité de congés payés » au salarié :

Calcul des congés payés : indemnisation du salarié
Calculée selon le montant le plus élevé entre :
  • Le dixième (1).
  • Soit le 1/10e des salaires perçus par le salarié pendant la période de référence de l'année N-1 si congés pris lors de l'année N.
  • Le maintien du salaire (2).
  • Soit le salaire (fictif) que le salarié aurait gagné s'il avait travaillé normalement pendant ses congés au lieu d'être absent.
Éléments pris en compte dans chacun des 2 calculs. Le 1/10e ou le maintien :
  • incluent : toutes les sommes que l'employeur doit obligatoirement et habituellement verser au salarié en contrepartie de son travail (exemple : salaire de base, heures supplémentaires, etc.)
  • excluent : toutes les sommes couvrant à la fois des périodes de travail et des périodes de congés payés (exemple : treizième mois) ou destinées à rembourser des frais ;
  • intègrent ou non telle somme suivant les règles de la convention collective.
Date de versement En principe à la fin du mois des congés sauf règle autre dans la convention collective.
Traitement en paye Si au cours du même mois le salarié travaille et part en vacances, le employeur doit calculer séparément la rémunération résultant du travail et celle résultant des congés et les additionner au final pour obtenir la totalité de la paye du mois.
Mention dans le bulletin de salaire Oui : sont indiqués les dates des congés et le montant de l'indemnité de congés versée au salarié.

(1) Ce qui revient à verser une indemnité de 10 % des salaires gagnés pendant la période de référence de l'année N-1 pour chaque congé pris en année N soit : 10 % des salaires/30 × nombre de jours de congés pris.

(2) Le salaire maintenu est celui du mois précédant le congé, soit : salaire mois précédent/nombre de jours ouvrables du mois de la prise des congés × nombre de jours de congés pris.

À noter : à compter du 1er janvier 2019, ce sont les caisses de congés payés qui appliqueront le prélèvement à la source et déclareront les montants prélevés sur les indemnités de congés payés qu'elles versent. Cela est valable lorsque la caisse verse directement les indemnités de congés payés aux salariés, mais aussi dans les cas où elle les verse à l'employeur ou à un tiers.

Bien qu'elle ne constitue pas la rémunération d'un travail effectif, la prime d'ancienneté doit néanmoins être prise en compte pour le calcul des indemnités de congés payés. 

L'indemnité de congés payés est calculée sur le salaire de base et ses compléments, dès lors qu'ils sont versés en contrepartie du travail. Toutefois, la Cour de cassation a jugé que l'indemnité de congés payés ne peut être inférieure au montant de la rémunération qui aurait été perçue pendant la période de congés si le salarié avait continué à travailler (Cass. soc., 7 septembre 2017, n° 16-16.643).

Par conséquent, la rémunération à prendre en considération est la rémunération totale du salarié, incluant les primes et indemnités versées en complément du salaire si elles sont versées « en contrepartie ou à l'occasion » du travail, ce qui inclut les primes d'ancienneté.

Calcul congés payés : cas spécifiques du salarié

Certains événements peuvent influer sur le déroulement des congés du salarié et les différer.

Le déroulement habituel du contrat de travail du salarié peut être perturbé par des faits particuliers comme la maladie. Cette perturbation peut aussi concerner la prise, le déroulement et la durée des congés payés du salarié :

  • Maladie survenant avant les congés et se continuant pendant les congés : report des congés et prise ultérieure.
  • Maladie survenant pendant les congés : pas de report : le salarié perçoit l'indemnisation maladie + l'indemnité de congés payés.
  • Jour férié non travaillé tombant pendant les congés : prolongation du congé d'un jour ou décompte d'un jour de congé consommé en moins.
  • Préavis de rupture du contrat de travail coïncidant avec les congés :
    • Le préavis démarre avant la date prévue des congés : interruption du préavis, prise des congés et redémarrage du préavis au retour des congés.
    • Le préavis démarre sans qu'une date de congés n'ait été prévue :
      • si le salarié est obligé de prendre ses congés à ce moment là : indemnité complémentaire de préavis à verser ;
      • si le salarié demande à prendre ses congés à ce moment là ; aucune indemnité.
    • Le préavis démarre au moment d'une période totalement non travaillée pour raison de vacances de l'employeur : le salarié a droit à indemnité de congés + indemnité pour préavis non exécuté.