Pointage au travail

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en décembre 2019

Sommaire

La mise en place du pointage au travail passe par des procédures à respecter.

L'employeur n'est pas libre d'installer du jour au lendemain un système de pointage dans son entreprise.

Avant toute mise en fonction du système, il doit :

  • obtenir l'autorisation administrative de mise en place d'une pointeuse ;
  • communiquer en interne auprès des salariés et de leurs représentants s'il y en a.

Dans un arrêt du 2 novembre 2016, la Cour de cassation a confirmé ces deux points en jugeant qu’un système d’enregistrement des données, permettant à une entreprise de connaitre l’identité des salariés et leur heure d’entrée chaque jour, nécessitait une déclaration auprès de la CNIL et la consultation du comité d'entreprise. 

Pointage au travail, CNIL et RGPD : selon le système de pointage

À partir du moment où le système de pointage recueille et traite automatiquement des données nominatives et/ou personnelles, l'employeur doit se mettre en conformité avec le règlement général sur la protection des données (RGPD) : le règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016.

C'est notamment le cas lorsque le système de pointage utilise les technologies suivantes :

  • pointeuse numérique ;
  • pointeuse mobile ;
  • badgeuse ;
  • pointeuse biométrique (attention, celle-ci ne peut pas servir aux contrôles des horaires, elles sont exclusivement destinées au contrôle des accès des zones restreintes).

Avant le 25 mai 2018: déclaration CNIL pour le pointage au travail

Avant toute installation et mise en fonction du système, l'employeur devait :

  • informer la Commission nationale de l'informatique et des libertés pour obtenir un récépissé (CNIL : 3 place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07 /www.cnil.fr) ;
  • voire solliciter et obtenir une autorisation écrite de sa part.

Voici un tableau récapitulatif des formalités à accomplir pour la mise en place d'un système de pointage au travail :

Pointage au travail : procédures CNIL
Type de pointeuse Recueil et traitement de données nominatives
(nom + prénom + adresse)
Recueil et traitement de données personnelles
(âge, forme de la main, empreintes digitales)
Traitement automatique conforme à une autorisation unique . Traitement automatique non conforme à une autorisation unique (1).
Pointeuse numérique
  • Déclaration simplifiée en ligne ou par courrier sans nécessité d'obtenir une autorisation expresse.
  • Formulaire Cerfa 13810.
  • Déclaration ordinaire en ligne ou par courrier sans nécessité d'obtenir une autorisation expresse.
  • Formulaire Cerfa 13809.
  • Nécessité d'obtenir une autorisation expresse sur dossier transmis par courrier ou en ligne.
  • Formulaire Cerfa 13786 + Annexe dispositif biométrique.
Pointeuse mobile
Badgeuse
Pointeuse biométrique  _

Depuis le 25 mai 2018 : le registre des traitements

Le 25 mai 2018, le règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en application. Le régime des déclarations de fichiers auprès de la CNIL a été supprimé. Seules certaines formalités préalables subsistent : demande d’avis pour les secteurs régaliens et demande d’autorisation pour certains traitements de données de santé).

Désormais, les employeurs sont pleinement responsables de la protection des données qu’ils traitent. L'article 30 du RGPD impose au responsable du traitement de tenir un registre des traitements et un registre des activités de sous-traitance (pour les entreprises qui manipulent des données personnelles pour le compte de leurs clients).

Le registre recense l’ensemble des traitements mis en œuvre par votre l'entreprise. Chaque fiche de registre est propre à une activité et mentionne : 

  • les parties prenantes (représentant, sous-traitants) qui interviennent dans le traitement des données ;
  • les catégories de données traitées ;
  • l'objectif du recueil de ces données ;
  • l'identification des personnes ayant accès aux données et à qui elle sont communiquées ;
  • la durée de conservation des données ;
  • le système de sécurisation.

Le 10 avril 2018, la CNIL a précisé sa doctrine pour mieux encadrer les systèmes d’authentification biométrique utilisés par des particuliers dans leur vie quotidienne et inciter les professionnels à veiller à ce que les technologies utilisées garantissent la protection des données personnelles. Dans un règlement type (délib. CNIL 2019-001 du 10 janvier 2019), elle y intègre les principes consacrés par le règlement général sur la protection des données (RGPD) entré en vigueur le 25 mai 2018. Ces règles sont les suivantes : justifier d'un besoin spécifique ; après information, laisser la personne libre d’y recourir ou de choisir un dispositif alternatif ; et maintenir les données biométriques sous le contrôle exclusif de la personne concernée.

Pointage au travail : en cas de non-respect des procédures

La tenue du registre des traitements est obligatoire, tout comme l'était la déclaration à la CNIL.

Si un employeur ne la respecte pas, il est passible de sanctions pénales : amendes et/ou peine de prison.

Il en va de même pour la mise en service d'un matériel sans respect de la procédure :

  • L'inspection du travail peut, à cet égard, demander à l'employeur de consulter le registre.
  • En cas de procès devant un conseil de prud'hommes, les preuves utilisées par l'employeur et générées par le système de pointage seront réputées sans valeur pour tout ce qui concerne le temps de travail (décompte-paiement).

En effet, lorsque le système de pointage permet de connaître l'identité des salariés et leurs horaires chaque jour, l'employeur doit respecter ces obligations. À défaut, le système est illicite et les documents qui en résultent ne peuvent pas être produits en justice, à l'appui d'un licenciement par exemple (arrêt de la Cour de cassation du 2 novembre 2016).

Pointage au travail : consulter les représentants du personnel

L'instauration du pointage au travail est impérativement précédée d'une information-consultation des représentants du personnel. Peu importe le type de système de pointage et/ou pointeuse choisi(s) par l'employeur : avant toute mise en service, les représentants du personnel doivent être informés et consultés.

Ce tableau rappelle les obligations de l'employeur :

Pointage au travail : consultation des représentants du personnel
Qui ? Selon l'effectif de l'entreprise :
  • délégués du personnel ;
  • ou comité d'entreprise + CHSCT (comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail), s'il existe.
Comment ? Information + consultation :
  • notice d'information  ;
  • débat ;
  • vote.
Quand ? Avant toute mise en service du système.
Formalisme Rédaction d'un procès verbal de la consultation.
Sanctions en cas de non-respect Amende et/ou peine de prison pour :
  • défaut de consultation ;
  • consultation faite seulement après mise en service ;
  • défaut de preuve (procès verbal) de la consultation ;
  • toute forme d'entrave à l'information-consultation des représentants du personnel.

En cas de procès devant un conseil de prud'hommes :

  • les représentants du personnel peuvent demander le retrait du système ;
  • les preuves utilisées par l'employeur et générées par le système de pointage seront réputées sans valeur pour tout ce qui concerne le temps de travail (décompte-paiement).

Pointage au travail : communiquer avec les salariés

L'instauration du pointage au travail s'accompagne d'une communication à destination du personnel afin d'expliquer et informer.

Comme leurs représentants, les salariés doivent recevoir une information avant la mise en place du pointage au travail.

Cette dernière a pour vocation de :

  • les informer de l'entrée en service du système de pointage dans une optique de communication ;
  • porter à leurs connaissances les modalités de fonctionnement du système et les procédures et obligations à respecter ;
  • leur apprendre les natures et contenus des droits dont ils disposent si le pointage collecte et traite des données nominatives et/ou personnelles.
Pointage au travail : information des salariés en cas de recueil et traitement des données nominatives et/ou personnelles
Modalités Contenu de la notification adressée à chaque salarié
Notification écrite et personnelle par mail ou par courrier. Identité du responsable du pointage : qui organise le pointage et recueille et exploite les données ? Finalité/objectif du pointage : pourquoi met-on en place le pointage dans l'entreprise ? Nature des données recueillies : quelles sont les données collectées par le système de pointage ? Droit d'accès et de rectification : comment les salariés peuvent-ils exercer leur droit d'accès et de rectification ? Durée de conservation des données : combien de temps les données collectées sont-elles conservées avant d'être effacées ?

Important : si le dispositif de pointage au travail a également pour vocation de surveiller l'activité des salariés, ces derniers doivent en être informés tout comme leurs représentants. Le règlement intérieur de l'entreprise doit être complété à cet effet en suivant la procédure de modification applicable.

Lire l'article Ooreka

Prévoir les conséquences du pointage au travail

La mise en place d'un pointage au travail méthodique fait ressortir les problèmes de gestion du temps de travail. Le pointage au travail peut en effet faire apparaître un grand nombre d'heures à rattraper ou d'heures supplémentaires.

Préparer le pointage au travail nécessite donc le plus souvent :

  • de faire signer des avenants aux contrats de travail pour qu'ils correspondent à la réalité du temps de travail ;
  • éventuellement de négocier un accord sur le temps de travail pour :
    • de ne pas compter les heures au-delà d'une de marge prévue (30 minutes ou 1 heure après la limite contractuelle), sauf ordre écrit de la hiérarchie ;
    • que le salarié régularise son temps de travail total par quinzaine ou par mois, ce afin de ne pas cumuler d'excédents d'heures, tout dépassement étant alors perdu.