Congé de représentation

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en décembre 2019

Sommaire

Un salarié engagé dans une association ou une mutuelle peut, sous certaines conditions, bénéficier d'un congé de représentation afin d'assister aux réunions de l'instance au sein de laquelle il doit siéger.

Quels sont les contours du congé de représentation, tels qu'ils ont été remaniés par décret du 18 novembre 2016 ? On vous dit tout dans cet article !

Qu'est ce que le congé de représentation ?

Un salarié peut être désigné représentant d'une association (répondant aux critères de la loi de 1901 ou relevant du régime applicable en Alsace-Moselle) ou d'une mutuelle pour siéger dans une instance (consultative ou non, instituée auprès d'une autorité de l’État ou d'une collectivité territoriale).

Dans ce cas, l'employeur est tenu de lui accorder le temps nécessaire pour participer aux réunions de cette instance (article L 3142-60 du Code du travail).

Il revient à une convention ou à un accord collectif (d'entreprise ou, à défaut, de branche), de déterminer les conditions de mise en œuvre du congé de représentation dans l'entreprise.

Sont ainsi fixés la durée totale maximale du congé, le délai dans lequel le salarié adresse sa demande de congé à l'employeur et le nombre maximal par établissement de salariés susceptibles de bénéficier du congé au cours d'une année.

Quelles formalités doit-on remplir pour bénéficier d'un congé de représentation ?

En l'absence d'accord collectif, le salarié est tenu d'informer son employeur de sa volonté de bénéficier de ce congé par tout moyen conférant date certaine, et ce, au moins 15 jours avant le début du congé (article R 3142-52 du Code du travail).

Il précise la date et la durée de l'absence envisagée et désigne l'instance au sein de laquelle il est appelé à siéger.

À l'issue de la réunion de l'instance, une attestation constatant la présence effective du salarié doit lui être délivrée afin qu'il puisse la remettre à son employeur au moment de la reprise du travail (article R 3142-48 du Code du travail).

L'employeur peut-il refuser une demande de congé de représentation ?

Le bénéfice du congé peut être refusé par l'employeur s'il estime que cette absence est susceptible d'avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l'entreprise (article L 3142-63 du Code du travail).

Ce refus de l'employeur ne peut intervenir qu'après avis du comité d'entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel, s'ils existent.

L'employeur motive nécessairement sa décision de refuser le congé et la notifie au salarié par tout moyen conférant date certaine, dans les 4 jours à compter de la réception de la demande du salarié (article R 3142-45 du Code du travail).

Le bénéfice du congé de représentation peut être refusé par l'employeur s'il établit que le nombre de salariés par établissement ayant bénéficié de ce congé, durant l'année en cours, atteint une certaine proportion, qui est fonction de l'effectif.

À défaut de convention ou d'accord collectif la définissant, cette proportion est légalement fixée comme suit (article R 3142-53 du Code du travail) :

  • moins de 50 salariés: 1 bénéficiaire ;
  • de 50 à 99 salariés : 2 bénéficiaires ;
  • de 100 à 199 salariés : 3 bénéficiaires ;
  • de 200 à 499 salariés : 8 bénéficiaires ;
  • de 500 à 999 salariés : 10 bénéficiaires ;
  • de 1 000 à 1 999 salariés : 12 bénéficiaires ;
  • à partir de 2 000 salariés : 12 bénéficiaires auxquels il convient d'ajouter 2 bénéficiaires de plus par tranche supplémentaire de 1 000 salariés.

En cas de différend, le salarié peut directement contester le refus de son employeur devant le conseil des prud'hommes, qui statue en dernier ressort sous forme de  référés (article R 3142-46 du Code du travail).

Le salarié dont la demande n'a pas été satisfaite bénéficie d'une priorité pour l'octroi ultérieur d'un congé de représentation (article R 3142-47 du Code du travail).

Quelle est la durée du congé de représentation ?

En l'absence de dispositions conventionnelles, la durée totale maximale du congé de représentation ne peut dépasser 9 jours ouvrables par an (article L 3142-66 du Code du travail).

Le congé de représentation peut être fractionné en demi-journées (article L 3142-62 du Code du travail).

Sa durée ne s'impute pas sur la durée du congé payé annuel et est assimilée à une période de travail effectif pour la détermination des droits aux congés payés, ainsi que pour l'ensemble des autres droits résultant pour l'intéressé de son contrat de travail.

Le congé de représentation est-il rémunéré ?

Il revient à l'employeur de décider de maintenir ou non le salaire de son salarié, en totalité ou partiellement, pendant un congé de représentation.

Si le salaire n'est pas maintenu ou n'est maintenu que partiellement pendant la durée du congé de représentation, l'employeur délivre au salarié une attestation indiquant le nombre d'heures non rémunérées en raison du congé (article R 3142-49 du Code du travail).

Pour chacune des heures non rémunérées en raison du congé, le salarié reçoit de l’État ou de la collectivité territoriale une indemnité dont le montant est égal à celui de la vacation allouée aux conseillers prud'homaux, à savoir 8,40 € au 1er janvier 2018 (article D. 1423-56 du Code du travail).

Dans les cas où l'employeur décide de maintenir cette rémunération en totalité ou en partie, au-delà de l'indemnité compensatrice, les sommes versées peuvent faire l'objet d'une déduction fiscale (60 % du montant du versement, dans la limite de 5 pour mille du chiffre d'affaires) (article 238 Bis du Code général des impôts).