Registre unique du personnel

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en décembre 2019

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Le registre unique du personnel est un document établi par l’employeur qui permet de répertorier les emplois dans l’entreprise.

Ce registre, réglementé par les dispositions des articles L. 1221-13 et suivants du Code du travail, doit notamment comporter certaines mentions obligatoires. Faisons le point sur les principales caractéristiques de ce document.

Quels sont les employeurs concernés par le registre unique du personnel ?

Tout employeur a l’obligation de tenir un registre unique du personnel. Seuls les particuliers employeurs et les associations qui ont recours au chèque emploi associatif ne sont pas concernés par cette obligation.

Quels sont les salariés concernés par le registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel concerne tous les salariés de l’entreprise, y compris ceux mis à disposition par les entreprises de travail temporaire et les travailleurs à domicile. Il concerne également les stagiaires accueillis dans l’entreprise.

Le registre unique du personnel concerne également le travailleur étranger. De même, si un salarié est détaché, une déclaration est annexée au registre unique du personnel de l’entreprise qui accueille les salariés détachés.

Enfin, sont concernées les personnes volontaires en service civique, au sens de l’article L. 120-1 du Code du service national.

Quelle est la forme du registre unique du personnel ?

La loi n’impose aucune condition de forme pour la tenue du registre unique du personnel. En pratique, l’employeur peut donc choisir d’utiliser d’autres moyens que le support papier, par exemple, le support informatique, si celui-ci offre des garanties de contrôle équivalentes au support papier.

Quelles sont les mentions obligatoires du registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel doit comporter des mentions obligatoires concernant l’identification des salariés, les dates d’embauche et de départ et les contrats de travail.

L’employeur doit tenir un registre unique du personnel au niveau de l’établissement. En pratique, si l’entreprise comporte plusieurs établissements, l’employeur doit donc tenir un registre du personnel dans chacun d’entre eux.

Il existe un certain nombre de mentions obligatoires dans l’entreprise :

  • d'abord des éléments administratifs, nom, prénom, nationalité, date de naissance et sexe ;
  • emploi et qualification du salarié ;
  • dates d’entrée et de sortie de l’établissement ;
  • si une autorisation d’embauche ou de licenciement est nécessaire, date de cette autorisation ou, à défaut, date de demande d’autorisation ;
  • pour les travailleurs étrangers ayant l’obligation de posséder un titre de travail, type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail ;
  • pour les travailleurs titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée, mention « contrat à durée déterminée » ;
  • pour les salariés temporaires, mention « salarié temporaire », ainsi que le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire ;
  • pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs, mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs », ainsi que la dénomination et l’adresse de ce groupement ;
  • pour les salariés à temps partiel, mention « salarié à temps partiel » ;
  • pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation » ;
  • pour les stagiaires, dates de début et de fin du stage (ou de la période de formation en milieu professionnel), ainsi que les nom et prénoms du tuteur et le lieu de présence du stagiaire.

Les salariés et les stagiaires doivent être inscrits en respectant l’ordre chronologique des embauches et ce, de manière indélébile. Dès lors qu’un événement postérieur à l’embauche survient, il doit être porté sur le registre unique du personnel.

Registre unique du personnel : quelles sont les sanctions en cas d’infraction ?

En l’absence de registre, ou si des mentions sont erronées ou incomplètes, l’employeur risque une amende prévue pour les contraventions de la 4ème classe, soit 750 € au plus pour les personnes physiques et 3 750 € au plus pour les personnes morales. Cette amende est appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés par l’infraction.

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