Frais professionnels

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en décembre 2019

Sommaire

Les frais professionnels, correspondent à des dépenses engagées par le salarié pendant qu’il est en mission, pour les besoins de son activité professionnelle. Il est important de faire le point sur les règles applicables à ces différents frais.

Quels sont les différents frais professionnels pouvant être pris en charge ?

Le Code du travail ne donne aucune définition des frais professionnels. Selon la jurisprudence, les frais professionnels sont les dépenses exposées par le salarié et inhérentes à son emploi. Ce sont donc des dépenses qui découlent des conditions d’exécution du travail du salarié et qui lui imposent une charge supérieure à celle liée à la vie courante. Il s’agit donc des frais que le salarié a engagés pour accomplir sa mission dans l’entreprise.

Ainsi, les frais suivants peuvent être dans certaines conditions considérés comme des frais professionnels :

  • les frais de repas ;
  • les frais de transports domicile-lieu de travail ;
  • les frais de transports pour déplacement professionnel ;
  • les frais de grand déplacement ;
  • les frais de mobilité professionnelle, et notamment les frais de notaire exposés par le salarié pour l'acquisition d'un nouveau logement dans le cadre d'une mobilité professionnelle (arrêt de la Cour de cassation du 11 février 2016) ;
  • les frais de télétravail ou encore les frais liés à l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) ;
  • les frais d'occupation du domicile du salarié, si ce dernier est contraint d’utiliser son domicile pour stocker des pièces nécessaires à ses activités professionnelles (dossiers, cartons, échantillons, etc.). Cette occupation de son domicile lui permet de prétendre, de la part de son employeur, à une indemnité dès lors qu'un local n'est pas mis à sa disposition à cet effet (Cass. soc., 8 novembre 2017, n° 16-18.501). 

Comment rembourser les frais professionnels ?

Un remboursement obligatoire effectué par l’employeur

Les frais professionnels que le salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur doivent lui être remboursés sans qu’ils puissent être imputés sur sa rémunération.

Le remboursement peut être effectué soit au réel sur présentation de justificatifs, soit sous forme d’allocations forfaitaires. En l’absence de dispositions dans la convention collective ou dans le contrat de travail concernant la prise en charge des frais professionnels, le remboursement des frais s’effectue au réel.

Le remboursement au réel

Le remboursement des dépenses est alors effectué sur la base des sommes réellement dépensées par le salarié, sur présentation de justificatifs. En principe, le salarié dispose d’un délai de 3 ans pour présenter à l’employeur un justificatif des frais professionnels qu’il souhaite se faire rembourser (C. trav. art. L. 3245-1). Toutefois, l’employeur peut fixer un délai de production, notamment plus court, des justificatifs des frais professionnels pour leur remboursement.

Dans certains cas, le remboursement des frais professionnels s’effectue obligatoirement sur la base des dépenses réellement engagées :

  • pour les frais engagés par le salarié en situation de télétravail ;
  • pour les frais engagés par le salarié à des fins professionnelles pour utiliser les outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) ;
  • pour les indemnités de frais de déménagement exposés par le salarié dans le cadre de la mobilité professionnelle ;
  • pour les indemnités destinées à compenser les frais exposés par les salariés des entreprises françaises détachés à l’étranger et qui continuent de relever du régime général de la Sécurité sociale ;
  • pour les indemnités destinées à compenser les frais exposés par les salariés en mobilité professionnelle de la métropole vers les territoires situés Outre-mer et inversement, ou de l’un de ces territoires vers un autre.

Le remboursement sous forme d’allocations forfaitaires

Le remboursement des dépenses par le versement d’allocations forfaitaires s’effectue sans qu'il soit besoin de présenter un justificatif.

Les indemnités forfaitaires peuvent concerner les frais suivants :

  • les frais de repas au restaurant ou sur le lieu de travail ;
  • les frais de repas hors des locaux de l’entreprise ;
  • les frais kilométriques ;
  • les frais de grand déplacement en métropole ou dans les territoires situés Outre-mer et à l’étranger ;
  • les frais pour compenser les dépenses d’hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture engagés dans le cadre de la mobilité professionnelle, dans l’attente d’un logement définitif ;
  • les frais pour compenser les dépenses inhérentes à l’installation dans le nouveau logement, engagées dans le cadre de la mobilité professionnelle.
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Les remboursements pour frais professionnels sont-ils soumis à cotisations sociales ?

Les frais professionnels sont exclus de la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale. Ils sont donc exclus de la base CSG-CRDS. Lorsque les frais professionnels sont remboursés au réel, ils sont intégralement exclus de la base de calcul des cotisations sans aucune limite d’exonération puisqu’il s’agit de remboursement au réel.

Lorsque les frais professionnels sont remboursés de manière forfaitaire, ils sont exonérés de cotisations sociales selon un barème revalorisé chaque année.

Barème des différentes indemnités en 2019

Indemnités de repas :

  • Indemnités de repas pris sur le lieu de travail : 6,60 € ;
  • Indemnités de repas pris hors du lieu de travail, quand les circonstances empêchent le salarié de rejoindre son domicile ou son lieu de travail : 9,20 € ;
  • Indemnités de repas pris lors d'un déplacement professionnel, quand les circonstances empêchent le salarié de rejoindre son domicile ou son lieu de travail et l'obligent à déjeuner au restaurant : 18,80 €.

Indemnités de grand déplacement en métropole :

  • Indemnités de grand déplacement pour compenser les dépenses supplémentaires de repas et de logement quand les circonstances empêchent le salarié de rejoindre son domicile : 18,80 € pour les 3 premiers mois, 16 € au-delà du 3e mois et jusqu'au 24e mois, 13,20 € au-delà du 24e mois et jusqu'au 72e mois ;
  • pour le logement et le petit-déjeuner à Paris et « petite couronne » : 67,40 € pour les 3 premiers mois, 57,30 € au-delà du 3e mois et jusqu'au 24e mois, 47,20 € au-delà du 24e mois et jusqu'au 72e mois ;
  • pour le logement et le petit-déjeuner dans les autres départements : 50 € pour les 3 premiers mois, 42,50 € au-delà du 3e mois et jusqu'au 24e mois, 35 € au-delà du 24e mois et jusqu'au 72e mois.

Frais professionnels liés à la mobilité :

  • 74,90 € par jour dans la limite de neuf mois pour l'hébergement provisoire et les frais en attente d'un nouveau logement définitif ;
  • 1 500,20 € + 125 € par enfant à charge pour les dépenses liées à l'installation dans le nouveau logement pour un maximum de 1 875,10 €.
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